Organisation assemblée générale

Comment réussir l’organisation et l’animation d’une assemblée générale?

Les assemblées générales de votre entreprise vous paraissent ennuyeuses et monotones, voire tristes? Bien qu’elles soient généralement strictes, il est tout à fait possible d’apporter un peu plus de fraîcheur à votre rassemblement. En effet, vous pouvez opter pour une assemblée générale plus dynamique, moderne et jeune grâce à des animations à la fois ludiques et originales.

Quelles alternatives choisir pour réussir une assemblée générale?

Peu importe les méthodes suggérées, toutes requièrent un temps de préparation sûrement plus important qu’un simple exposé oral qui fait l’essentiel de nombreuses assemblées générales. Cependant, cet investissement primitif est payant. En effet, les participants sortiront d’une assemblée générale dynamique en étant plus motivés et captivée. Mais pour y parvenir, il faut briser certaines habitudes et se démarquer des assemblées générales que vous avez l’habitude de voir.

Changer de lieux

Pourquoi ne pas choisir d’organiser une assemblée générale ailleurs que dans les locaux habituels? Certaines associations régionales choisissent chaque année un lieu d’assemblée générale selon une réalisation particulière qu’elles ont effectuée dans l’année. C’est alors l’opportunité pour les membres de découvrir un nouvel endroit, mais aussi de rencontrer de nouvelles connaissances. Une partie de l’assemblée générale sera alors consacrée pour faire la visite des lieux qui accueillent.

Ainsi, l’assemblée générale commence sur le terrain, dans l’objectif d’une rencontre avant de se rassembler sur place pour finir d’une façon plus traditionnelle. C’est également une manière de toucher les personnes qui n’auront pas assisté à l’assemblée générale traditionnelle, mais qui sont plus motivées par une réalisation concrète.

Opter pour un facilitateur graphique

Solliciter un facilitateur graphique permet de rendre les débats, les informations communiquées ou les décisions plus visibles durant l’assemblée générale. Cependant, il n’y a pas besoin d’être un expert en dessin pour réaliser une facilitation graphique. C’est une méthode qui a pour objectif de remplacer un simple texte rédigé sur un papier carton par des éléments visuels tels que des flèches, des schémas, des croquis ou autres. Il est également possible d’y glisser un peu d’humour pour apporter une note plus conviviale à l’assemblée générale.

Des photos ou encore des portraits des administrateurs peuvent être élaborés en amont pour les utiliser durant l’intervention du facilitateur. Ce dernier peut également travailler sur un support retransmis directement par un vidéoprojecteur.

Transformer le vote en moment de participant

Il est également possible d’utiliser des outils numériques comme un Smartphone ou autres pour voter. À part ces derniers, pour prendre une décision, pourquoi ne pas donner aux participants trois cartons de couleurs différentes.

Présenter un rapport sous forme de quizz

À la fois participatif et ludique, opter pour une présentation du rapport d’activité sous forme de quizz. En amont, chaque participant lit le rapport d’activité adressé à tous les membres. Ensuite, des équipes sont formées durant l’assemblée générale pour jouer à une sorte de «Questions pour un champion». C’est une manière de mieux aborder chaque question concernant des aspects privilégiés du rapport et de fournir des informations dans la formule de la question.

Quelques animations pour votre assemblée générale?

Vous envisagez une assemblée générale qui se démarque de celle de vos concurrents et des congrès solennels? Il est tout à fait possible de faire appel à un professionnel dans le domaine qui saura vous proposer des solutions adaptées, plus vivantes et à votre image. Pour vos enfants et ceux de vos convives, vous pouvez organiser de petits ateliers de cirque avec des clowns qui pourront par la suite monter sur scène pour divertir les grands à la fin de la soirée.

Sortir de l’ordinaire en termes d’animation est toujours synonyme de réussite, peu importe l’évènement. Pour éviter une assemblée générale lourde et ennuyeuse, pourquoi ne pas reprendre l’ambiance d’un café?? En effet, les participants pourront débattre d’un sujet ou d’une question en petits groupes de 5 personnes autour d’une table. Après un délai imparti, les participants changent de table pendant que l’hôte y reste pour résumer la conversation précédente aux nouveaux arrivants. Un moyen pour disposer d’échanges plus riches d’idées et dont les propositions principales seront résumées lors d’une assemblée plénière.

Intégrer des pauses surprises

Marquer quelques ruptures et la détente dans une longue assemblée générale studieuse et longue est également une technique permettant de reprendre le souffle. Planifiez une promenade de 15 minutes en extérieur entre les votes et le rapport financier pour prendre l’air et faire des échanges informels entre les membres est une option. Il est aussi possible de solliciter un musicien pour une pause musicale par exemple. Les options sont nombreuses pour rendre une assemblée générale plus dynamique et moins monotone.