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Organisation de séminaire : les bases

Vous êtes chargé de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer. Pour un événement réussi, il faut procéder par étapes. Objectifs, destination, effectifs, activités, budget… tout se prépare à l’avance.

Organisation de séminaire : pourquoi est-ce si important?

Un séminaire est un moment privilégié pour tous les salariés d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’une sortie le temps d’une journée ou d’un voyage de quelques jours, ce genre d’événement offre l’opportunité de casser la routine et de profiter de moments d’échanges entre collègues. L’organisation d’un séminaire offre plusieurs avantages.

• Pour transmettre ou renforcer la culture d’entreprise
Un séminaire est toujours un moment propice à l’ouverture d’esprit et à la positive attitude. Le personnel est souvent plus réceptif que lors d’une réunion habituelle dans les locaux de l’entreprise. Difficile de trouver une meilleure occasion pour transmettre un message fédérateur et renforcer la culture d’entreprise.
• Pour évacuer le stress et apaiser les tensions
Le stress, surnommé à juste titre le «mal du siècle», prend de plus en plus d’ampleur dans les entreprises. Les objectifs croissants et les attentes élevées des employeurs y contribuent largement. Grâce aux différentes activités ludiques et sportives proposées, un séminaire est l’occasion d’évacuer le stress et d’apaiser les tensions internes.
• Pour souder les équipes
Un cadre agréable sortant de l’ordinaire facilite la communication entre les collaborateurs et permet de tisser de vrais liens avec ses collègues. Les activités proposées pendant les séminaires valorisent l’entraide et permettent de souder les équipes. Les compétences et aptitudes extra-professionnelles sont également sollicitées pour mettre les talents de chacun en avant. Tout est réuni pour créer un vrai sentiment d’appartenance.
• Pour récompenser ou motiver les employés
Appelé également incentive, un séminaire peut être orienté sur la récompense ou la motivation du personnel. Il se tient généralement en début ou à la fin d’une campagne importante et est principalement orienté vers la détente et le divertissement. Des études montrent que les activités extra-professionnelles entre collègues contribuent à l’épanouissement et à la productivité des employés.

Les étapes à suivre pour bien organiser un séminaire

Pour qu’un séminaire se déroule sans encombre, il faut prendre plusieurs paramètres en compte.
• Fixer l’objectif principal
S’agit-il d’un incentive pour motiver ou récompenser les collaborateurs? Est-ce pour le lancement d’un nouveau produit? Serait-ce une présentation de vœux pour la nouvelle année? Le but de l’événement influe sur l’organisation. Par exemple, la logistique et les installations requises pour une convention incluant une formation ne sont pas les mêmes que pour un événement axé sur l’amusement. Il en est de même pour les activités.
• Déterminer l’effectif
Qui est concerné par l’événement? Combien de personnes seront présentes? Le nombre de participants ainsi que leurs catégories au sein de l’entreprise doivent être connus avec précision avant de commencer l’organisation. Le choix du lieu dépend de la taille du groupe et de la qualité des participants.
• Fixer le budget
Le budget est un paramètre fondamental. Il est généralement fixé et limité à l’avance par l’entreprise. Il influe sur tous les choix à faire pour le reste de l’organisation.
• Fixer la destination et la durée de l’événement
Journée en plein air en dehors de la ville, week-end au bord de la mer ou voyage dans un autre pays, la destination et la durée dépendent surtout du budget alloué. Pour les entreprises qui organisent régulièrement ce type d’événement, il est souhaitable de ne pas revenir systématiquement au même endroit ou de proposer les mêmes activités.
• Fixer le lieu et la date
Le lieu, la date et la durée de l’événement dépendent de l’objectif principal de l’incentive. Si des réunions de travail ou des formations sont au programme, le lieu doit proposer des salles isolées, dotées de tables, de chaises et éventuellement d’un projecteur. En revanche, pour des conventions plutôt décontractées, une salle avec un pupitre pour les discours et autres prises de paroles suffit. 
• Choisir les menus et les activités
Un événement incluant des personnes très importantes, par exemple le PCA et le PDG de l’entreprise, nécessite un certain niveau de confort et un menu plus raffiné. Les activités extra-professionnelles dépendent surtout du but principal de l’événement et de la moyenne d’âge des participants. Chaque lieu propose des activités variées. Il est essentiel de les programmer à l’avance.

En somme, tout est dans la planification. L’organisation n’a rien de bien compliqué en soi si vous suivez ces étapes. Vous parviendrez à gérer le séminaire d’une main de maître.