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Comment organiser une soirée d’entreprise?
Une soirée d’entreprise est un événement marquant qui renforce la cohésion des collaborateurs et la culture d’entreprise. Il s’agit d’un moment fédérateur souvent empreint de solennité qui convient pour transmettre un message important. Un événement aussi important se planifie à l’avance, en tenant compte de quelques paramètres fondamentaux.
Les éléments essentiels pour organiser une soirée d’entreprises
Pour réussir l’organisation d’une soirée d’entreprise, il faut prendre son temps pour définir les points forts de l’événement.
• L’objectif et la thématique de la soirée
Un événement professionnel peut avoir différents objectifs. Ceux-ci déterminent le style et la thématique de la soirée, entre autres. Cette dernière peut avoir pour but de motiver les employés, présenter un nouveau projet ou un nouveau produit. Elle peut récompenser l’ensemble du personnel pour les efforts fournis lors d’une campagne ou au cours de l’année. L’événement peut être moins solennel. C’est le cas des soirées organisées pour se divertir et déstresser après un projet laborieux.
Une soirée est également l’occasion de nouer des liens avec les collègues et apaiser les tensions qui peuvent exister entre les membres du personnel. Ce type d’événement n’est pas figé sur un style particulier. Une soirée d’entreprise peut être habillée ou décontractée. Idem pour l’animation : vous pouvez opter pour un DJ animateur ou un groupe.
• La date et le lieu
Le choix de la date dépend parfois du choix du lieu, dans la mesure où le lieu choisi a peut-être un agenda assez rempli. Néanmoins, le lieu dépend surtout du style, de l’objectif de la soirée et du nombre de convives. Après avoir déterminé ces paramètres, il convient de choisir un endroit dont la taille est adaptée pour accueillir tous les invités. Une salle trop grande ou trop petite nuira à l’ambiance ou au confort de ceux-ci. Si l’objectif est de transmettre un message, présenter des vœux ou récompenser les employés méritants, il est important d’opter pour un lieu qui propose une salle munie d’un pupitre, plusieurs sièges et une bonne sonorisation. La présence d’une estrade serait un atout.
Pour casser la routine, privilégiez les lieux qui se démarquent. Vous pouvez, par exemple, louer la salle d’un château, un bateau de croisière ou un lieu de réception pieds dans l’eau. Si vous souhaitez vous adonner à des activités en particulier lors de votre soirée, vous pouvez adapter les lieux pour l’occasion. Par exemple, si vous avez un effectif plutôt jeune, vous pouvez organiser un karaoké en faisant appel à un prestataire ou en vous chargeant de la logistique vous-même.
• Le menu
Le menu joue un rôle important dans la réussite d’une soirée. Le type de cuisine et le service doivent être en phase avec la thématique et le style de la soirée. Si des personnes importantes au sein de l’entreprise sont attendues, il est conseillé d’opter pour un menu plus raffiné. Dans tous les cas, vous avez le choix entre un menu classique, un buffet dînatoire ou un cocktail. Notez que le type de restauration influe sur le choix du lieu. Un menu assis nécessite une salle plus grande avec une piste de danse. En outre, il est nécessaire de connaître les allergies et les interdits liés à la culture et/ou la religion des employés.
Les prestataires à contacter pour préparer la soirée
L’organisation de cet événement nécessite la collaboration avec un ou plusieurs prestataires, selon les spécificités de votre soirée.
• Un organisateur de soirée
Si votre entreprise ne peut pas se permettre de confier l’organisation à un groupe de salariés, vous pouvez faire appel à un organisateur professionnel. Quelle que soit la région, vous aurez le choix entre plusieurs agences événementielles.
• Le traiteur
Après avoir déterminé le type de restauration souhaité (cocktail, buffet dînatoire ou menu classique), orientez vos recherches en fonction de votre choix pour trouver le bon prestataire. Donnez des détails sur la thématique de votre soirée. Un traiteur professionnel et expérimenté saura s’adapter à vos exigences.
• Les hôtesses
Si le service du lieu que vous avez choisi n’inclut pas la mise à disposition d’hôtes et d’hôtesses, vous pouvez faire appel à une agence pour l’accueil et l’assistance de vos invités. Gardez à l’esprit que l’image de votre société est en jeu, surtout si vous avez des clients, des invités d’honneur ou des prospects parmi vos convives.
• Le décorateur
La plupart des lieux proposent des décorations basiques, mais si vous souhaitez placer la barre un peu plus haut, faites appel à un décorateur professionnel. Ce dernier vous proposera un agencement plus élaboré et personnalisé de la salle de réception.
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