Dans la vie d’une entreprise, le séminaire peut permettre d’améliorer son fonctionnement en vue de l’atteinte de ses objectifs. Un séminaire nécessite toutefois une certaine organisation pour qu’il réponde aux attentes des dirigeants. À qui s’adresse le séminaire ? Quels sont les objectifs à atteindre pour son organisation ? Quel budget affecter à l’organisation d’un tel évènement ? Ce sont des questions à répondre pour une bonne organisation d’un séminaire. Lorsque la cible est déterminée, vous aurez le nombre de participants.
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Les objectifs du séminaire déterminent les activités à réaliser. Un séminaire peut être organisé pour fêter une fin d’année. Le lancement et la sortie d’un nouveau produit peuvent aussi faire l’objet d’un séminaire. Un tel évènement est organisé pour transmettre le message suite à l’adoption d’une nouvelle stratégie et des enjeux qui vont avec. Pour raffermir les liens internes et améliorer le climat de travail et d’échange, une entreprise peut aussi organiser un séminaire. L’objectif est de créer des liens plus étroits entre les dirigeants et les salariés.
Il est courant d’organiser un séminaire dans une salle au sein de l’entreprise elle-même. Il est aussi possible de le prévoir sous un chapiteau. Vous aurez le choix d’installer le chapiteau dans l’enceinte de l’entreprise comme vous pourrez aussi l’organiser dans un autre endroit, mais sous un chapiteau. Un séminaire à l’extérieur de l’entreprise permet de rompre avec le quotidien. L’extérieur d’un château, dans un parc de loisirs au bord de la mer ou à la montagne qui sont aussi des options envisageables. Les participants auront alors besoin de moyens de transport dont il faut organiser la logistique.
Vous pourrez commencer à établir le budget à partir du moment où le nombre de participants est déterminé et les activités durant le séminaire défini. Le budget va comprendre, les repas, les activités qui vont se dérouler durant le séminaire. Vous devez prévoir la location des équipements tels que les chapiteaux, chaises et tables. Éventuellement, le budget transport peut être pris en compte. Mais il est conseillé de l’établir à part.
Vous pouvez recréer les espaces sous un chapiteau comme dans un bâtiment en dur. Comme les chapiteaux sont modulables, il est possible de séparer l’espace de réunion et l’espace de convivialité. De la salle où se tient la réunion, un sas peut-être créé pour amener vers l’espace de convivialité, vers les toilettes ou vers les lieux de détente. Pour un budget restreint, les espaces réunion et restauration peuvent être rassemblés sous un même chapiteau. Pour ce qui est de la matière du chapiteau, la bâche doit être opaque si des projections vidéo sont prévues. La salle de restauration peut être en bâche translucide ou cristal. Les participants pourront profiter de la vue. Vous ferez aussi des économies en termes d’énergie pour la lumière.
Quand vous avez le nombre exact de participants, vous pouvez prévoir 1 m par participant quand les invités sont assis. Si les personnes sont debout, il est conseillé de prévoir 2 individus par m². Dans le cadre d’un buffet, il faut prévoir 80 cm par personne. Sachez aussi qu’un chapiteau peut être modulable par travée de 5 ou 3 m.
Le choix des tables dépend de l’ambiance que l’on veut créer et des activités durant le séminaire. Si c’est pour une réunion voyant la participation de plusieurs personnes, les chaises doivent être alignées par dix au maximum. Cela évitera le dérangement quand un invité veut sortir en passant devant plusieurs personnes. Pour un nombre restreint entre 20 et 10 personnes, de tables organisées en U ou en carré sont parfaites. Si les participants sont moins de 10, une table ronde est idéale, c’est plutôt convivial. Chacun peut ainsi aisément prendre la parole. Du côté de la restauration, pour une ambiance plus chaleureuse, vous pouvez choisir une table ronde. Les tables rectangles permettent un gain de place. Pour un cocktail dînatoire, il est possible d’opter pour le mange-debout. Les déplacements sont libres pour faciliter le partage et les discussions.
Un séminaire est toujours en corrélation avec des activités de cohésion. Les tendances actuelles sont plutôt pour des activités de plein air. Les expériences sensorielles comme la dégustation ou la cuisine sont en vogue. L’art et le théâtre prennent aussi de l’importance dans les activités de cohésion.Actuellement l’« Escape game » a le vent en poupe. La résolution d’une énigme, la recherche d’un objet dans un décor qui cumule à la fois jeu et réflexion a aussi beaucoup de succès. Ces organisations se font toutes dans la bonne humeur.
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