La salle de réception, un élément incontournable dans la réussite d’un évènement

Plusieurs éléments doivent être réunis afin de garantir la réussite d’un évènement, que ce soit une fête privée ou professionnelle. Parmi ces éléments on peut citer, l’ambiance, le repas, les animations et surtout le lieu. On va parler de ce dernier point, le lieu de la réception. Comment choisir le lieu de réception idéal ?

Pourquoi le choix de la salle est-il si important ?

La recherche du lieu de réception est une étape à ne pas prendre à la légère. Contrairement aux idées reçues, celle-ci doit se faire bien à l’avance. Pour un mariage par exemple, elle se fait 12 mois à l’avance voir plus. Vous vous demandez sûrement pourquoi.

Le lieu de la réception reflète votre image, comme on le dit si souvent, la première impression est toujours la bonne. La première chose que vos invités jugeront à leur arrivée est le lieu de la réception. Est-ce que celui-ci est confortable, respecte-t-il les règles d’hygiènes (bah oui, certains vérifient la propreté des salles), est-il accueillant, et surtout, est-ce qu’il reflète vos valeurs ou le thème mis en place. Bien que la soirée soit une réussite au niveau de l’ambiance et du repas, si la salle n’est pas à la hauteur, le succès ne sera pas complet.

Pour les évènements professionnels, le lieu de réception est ce qui reflète le plus la marque et l’enseigne. Si le choix n’a pas été assez pensé, cela pourrait impacter la notoriété de la marque.

C’est pour cela qu’il est essentiel de trouver le lieu qui répond à vos attentes et votre thème, mais surtout qui répond aux goûts de vos invités, car sans se mentir, c’est eux qui décident si le lieu est à la hauteur ou non.

Comment trouver la salle de réception idéale

Pour trouver la salle de réception idéale, pour les évènements indoor, plusieurs étapes doivent être suivies.

Tout d’abord, définir le concept. Quel évènement souhaitez-vous mettre en place ? Une première distinction doit d’ores et déjà se faire, est-ce un évènement professionnel ou personnel. On est bien d’accord qu’on ne prendra pas la même salle pour un mariage et un séminaire d’entreprise. Puis il est essentiel de définir le style de l’évènement, si c’est pour un évènement professionnel, est-ce plutôt une soirée chic d’anniversaire, un afterwork branché pour déstressé les collaborateurs, un team building pour renforcer la cohésion d’équipe, et bien d’autres évènements encore. Pour chacun de ces moments, la salle de réception ne sera pas la même.

Ensuite, définir le nombre de participants. Cette étape est essentielle, car elle permet de choisir le lieu le plus adapté afin d’éviter les mauvaises surprises. Imaginez un instant que la salle ne puisse pas accueillir tous vos invités. Que certaines personnes, dont les grands investisseurs doivent patienter à l’extérieur en attendant leur tour pour le dîner ? Une catastrophe n’est-elle pas ? Pour éviter cela, il est important de déterminer à l’avance le nombre de personnes qui va assister à la soirée ou la journée. Lorsque vous allez choisir la salle, assurez-vous que celle-ci puisse accueillir chaque personne. Pour plus de sécurité, pensez à prendre une marge. Comme on le sait déjà, des invités surprises arrivent souvent lors des soirées. Mieux vaut être prévenant.

Puis le domaine de la logistique. Ici, il est question de savoir si la salle dispose des éléments nécessaires à votre événement. En effet, si vous souhaitez faire une conférence, il faudra vous assurer que la salle dispose du nombre de chaises nécessaire à cet effet. Par la même occasion, vous pouvez voir s’il y a possibilité d’avoir une estrade, une scène dans la salle pour l’événement. S’il y a suffisamment d’éclairage dans la salle. Tous les détails doivent être scrutés au peigne fin afin d’éviter les mauvaises surprises.

Enfin, la question du prix. Par rapport aux éléments que vous avez récoltés concernant la location de la salle, c’est-à-dire les éléments mis à votre disposition lors de l’événement comme les chaises, la sonorisation, les lumières…, il s’agit donc ici de faire un rapport qualité-prix. Cela vous permettra de faire le compte sur les services en sus que vous devriez ajouter à votre note finale telle que l’équipe de nettoyage de la salle avant et après l’événement, du parking, des toilettes afin de recevoir vos convives comme il se doit. Il se peut que la salle vous convienne, mais que les services ne soient pas tous inclus dans le tarif de location. Dans ce cas, faites un petit compte afin que le rajout des services manquant ne dépasse pas de très loin de la somme que vous avez initialement estimée.

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