De nombreuses entreprises et marques souhaitent mettre en valeur leur savoir-faire, grâce à des événements, pour impressionner leurs clients, et se faire connaître par un public plus large. Cependant, la conception de projets événementiels n’est pas pour tout le monde. Ils nécessitent une organisation stricte. À cet égard, les professionnels sont plus qualifiés pour vous conseiller et vous aider à mener à bien votre projet en 5 étapes principales.
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Il est recommandé de définir le cadre du projet. Pour cela, vous devez déterminer l’objectif de l’événement. Cela peut être la présentation de nouveaux produits, l’annonce d’objectifs stratégiques, le partage de connaissances sur des sujets spécifiques, etc. Une fois que vous savez pourquoi vous souhaitez créer le projet, vous pouvez détailler vos objectifs. L’événement servira-t-il à rassembler le plus de personnes possible pour asseoir la notoriété de la marque ? Souhaitez-vous attirer de nouveaux clients ? Voici quelques-unes des questions qui peuvent vous aider à poser les bases de votre projet.Durant cette étape, n’oubliez pas de parler de votre projet aux autorités compétentes. En effet, il est nécessaire d’assurer la sécurité du lieu sélectionné. Si le projet doit se dérouler dans une ville, une zone d’activité ou une région en particulier, il est recommandé d’en discuter avec les institutions concernées. C’est un excellent moyen d’obtenir un soutien financier, en communication et/ou logistique.
La deuxième étape consiste à déterminer avec précision, le déroulement et le contenu de l’événement. À ce stade, il faut aborder la conception et la mise en place de la scène de l’animation. Ensuite, il faut obtenir les différents équipements (mobilier, éclairage, sonorisation, logistique, etc.) sélectionnés lors de la première étape, en achat ou en location. Il faut également sélectionner les fournisseurs et les prestataires de services responsables de chaque animation. Après la signature des contrats, il faut établir un calendrier précis de l’organisation, en tenant compte du rôle de chacun.Il est aussi nécessaire de mettre en place la logistique, pour accueillir les fournisseurs et le public. Si vous organisez des événements dans plusieurs endroits en même temps, la planification des déplacements doit être pensée minutieusement.
Une fois la date choisie, les différents horaires complétés et les prestataires embauchés, vous pouvez vous consacrer à la conquête du public cible. Pour cela, prévoyez les outils de communication adéquats. Communiqués de presse, affiches, publicités, sites web dédiés, réseaux sociaux, interventions d’influenceurs, vous avez plusieurs solutions à votre disposition.Habituellement, l’agence événementielle commencera cette étape immédiatement après la confirmation de l’événement. Elle choisira les imprimeurs, les développeurs de sites Web, les attachés de presse et les graphistes, pour mettre la meilleure stratégie de communication au point.La communication a lieu avant, pendant et après l’événement. Notez qu’il est très important de discuter de la réussite de l’événement avec les partenaires. Cela facilitera la préparation d’une deuxième édition.
Après une longue période de préparation, il est temps de mettre votre événement en place. Pour certaines personnes, cette étape est relativement facile, tandis qu’elle nécessite toute leur énergie, à d’autres. Dans tous les cas, les professionnels dans le domaine de l’événementiel s’engagent à offrir le meilleur service pour garantir la réussite de votre projet. Le jour J, l’agence doit être en mesure de concrétiser les demandes des clients. Cela nécessite une grande réactivité de la direction. Elle doit anticiper les situations imprévues, et prévoir de quoi gâter les invités d’honneur.
Après l’événement, il est essentiel de faire un bilan avec les clients, fournisseurs et partenaires. Il faut examiner les dépenses liées aux services fournis, pour analyser la qualité des prestations et de l’attitude des prestataires de service. Le but est d’améliorer la méthode de gestion de projet. Établir une liste de points positifs et négatifs, permet de définir les axes d’amélioration.Enfin, les retours du public sont particulièrement intéressants. Mener une enquête auprès des visiteurs est un bon moyen d’identifier les domaines à améliorer. Vous pouvez faire un communiqué après l’événement, pour attirer la sympathie des clients. Tous ces points sont cruciaux pour soutenir votre activité. N’hésitez pas à recommencer l’expérience, pour optimiser vos résultats.
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