Conférences : 5 conseils pour bien choisir les participants et les sujets

Plusieurs éléments entrent en compte pour assurer la réussite de votre conférence. Une préparation avec minutie longtemps à l’avance est donc nécessaire.

Les 5 astuces pour aider dans le choix des participants

Il est primordial de procéder à la création d’un comité de planification de programme. Il est essentiel que celui-ci ressemble à votre public cible. Une piste intéressante est notamment évoquée par la newsletter « Sticky conference ».
- Limitez la durée de mandat pour votre comité
Le spécialiste des conférences recommande une limitation de 2 ans, du mandat des membres du comité de planification de programme. Sticky conférence, quant à lui, propose un renouvellement de la moitié du comité tous les ans. Cette astuce permet la mise en place de nouveaux esprits d’un côté, et la conservation des connaissances acquises l’année passée de l’autre.
- Demandez à vos membres leur contribution
Les comités de planification de programme ont l’habitude de lancer un vaste appel à présentation. C’est seulement après qu’ils font leur choix sur le sujet, qu’ils estiment être pertinents. D’autres techniques existent aussi, notamment de demander tout simplement à vos membres. Ainsi, ces derniers peuvent vous donner des conseils sur les sujets qu’ils souhaitent.
- Organisez partiellement le programme
Le spécialiste conseille que vous preniez en charge 25 % du programme. Le reste de ce dernier peut être laissé au soin de votre comité.
- Laissez les recherches en cours
Il est conseillé d’évoquer une recherche en cours, au lieu de demander des résumés pour une recherche terminée. L’objectif est de permettre à votre conférence de mieux influencer l’avenir.
- Adoptez une grille de notation
Il est important de mettre à jour votre grille de notation pour vos conférences. Celle-ci doit mentionner l’originalité, la pertinence, le plan d’engagement et la capacité d’inspirer l’action.

Les points importants pour une conférence réussie

Une organisation dans les règles de l’art est la clé de la réussite d’une conférence. La mise en place de cette dernière doit se faire plusieurs mois à l’avance.
- Faites appel à un comité de planification
L’organisation d’une conférence implique de se poser des questions sur les angles à traiter d’un sujet et les conférenciers à inviter. Il faut savoir qu’il est difficile de trouver des sujets pertinents, et qui soient dans l’air du temps pour votre public cible. Les propositions et les champs sont vastes, si bien que faire des choix est rendu très délicat.
Le comité de planification du programme est donc indispensable. Il faut toutefois que vous fassiez le bon choix et bien le gérer. En effet, celui-ci aura pour mission d’évaluer, et d’insérer de nombreux orateurs. Le comité aura aussi comme tâche de choisir les sujets à traiter.
- Établissez un budget
Avant l’évènement, il est important de tenir compte de toutes les dépenses, notamment les dépenses fixes et les variables. Aussi, il est déconseillé de louer une salle inadaptée, sous prétexte que votre budget n’est pas suffisant. De ce fait, il est conseillé de négocier le tarif, si vous trouvez la salle idéale, mais qu’elle est légèrement au-dessus de votre estimation.
- Définissez l’objectif et le thème
Il est important de définir l’objectif et le thème de votre conférence. En effet, ces points sont indispensables pour établir le profil des participants. Ces paramètres entrent également en jeu pour trouver le lieu approprié à l’évènement.
- Déterminez la liste des participants
Cette étape est indispensable afin d’éviter d’inviter tout le monde, pour n’inviter que les personnes concernées par le sujet. De plus, cette astuce vous évite d’essuyer des refus, tout en vous permettant d’avoir une meilleure visibilité sur les nombres de personnes qui répondront présentes pour votre évènement.
- Choisissez le lieu
Le choix du lieu doit se faire en fonction du profil des participants. Toutefois, vous devez garder à l’esprit que celui-ci doit être conforme aux valeurs de l’entreprise. Le lieu que vous aurez choisi doit également être facile d’accès.
- Choisissez la date
Pour le choix de la date, il est déconseillé d’arrêter votre choix sur les week-ends, les jours fériés et les ponts. Il en est de même pour les vacances scolaires, les jours d’élection et les jours de manifestations sportives importantes.
- Définissez la durée de la conférence
La durée de la conférence dépend avant tout du nombre de participants. En effet, pour 250 à 300 participants, la norme internationale impose 2 jours entiers.

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