Réactivité, la clé de l’organisation d’événement

En organisation d’événement, la réactivité est une qualité essentielle. Il ne s’agit pas ici d’un choix, mais d’une obligation. En fait, lorsqu’on organise un événement de grande envergure, les surprises de dernières minutes ne manquent pas : une fuite d’eau dans les salles de spectacle, une coupure d’électricité, un problème de logistique, etc. Même si vous avez un planning bien établi, les choses ne se déroulent pas toujours comme vous les prévoyez. Rappelez-vous que la meilleure solution en toutes circonstances est de miser sur la réactivité.

Comment régler les problèmes en événementiel ?

Faire en sorte que les invités, visiteurs ou participants vivent un moment agréable et inoubliable, tel est le but principal de l’organisateur. Pour y parvenir, il doit faire preuve de réactivité qui est une qualité souvent inhérente à son rôle. Cependant, il a beau planifier, les choses ne se passent pas toujours comme il les a imaginées.
Tout d’abord, vous devez anticiper les éventuels problèmes et prévoir des solutions adéquates. Confronté à une situation inopinée, vous devez essentiellement prendre du recul et analyser la situation avant de prendre une quelconque décision. Un bon manager assume ses responsabilités lorsqu’il est en faute et ne rejette pas la faute sur son équipe.

Organisation d’événement : comment faire pour être efficace pendant l’événement ?

Avec ou sans problème, la communication entre les membres de l’équipe doit être le maître mot. Le fait est qu’une fois la solution à un problème trouvée, il faut encore la réaliser. Et pour ce faire, rien de mieux que de louer une flotte de téléphones satellites. Très populaire auprès des organisateurs d’événement, ce type d’appareil permet en effet d’éviter tous les problèmes courants relatifs aux téléphones. Avec une couverture mondiale, ils sont opérationnels même dans les lieux les plus reculés. Ils sont donc parfaits lors que vous prévoyez de tenir une manifestation à la campagne où les réseaux mobiles posent souvent des problèmes.
Tout cela pour dire que la réactivité ne suffit pas pour sauver un événement du désastre. Il faut encore rester en contact permanent avec vos équipes en externe ou en interne, pour assurer la bonne exécution du plan de secours.

Apprendre la réactivité, est-ce possible ?

Tout organisateur d’événement doit donc posséder une bonne réactivité. Il doit non seulement être tout le temps en alerte, mais aussi déterminer rapidement la meilleure stratégie. Si vous pensez que vous ne détenez pas encore cette qualité. Sachez qu’il est possible de l’apprendre. Les bases suivantes vous aideront :

Primer la patience
Pour parvenir à résoudre rapidement les problèmes, il faut avant tout être patient. Cela peut apparaître comme un non-sens alors que nous parlons de réactivité pendant un événement, mais c’est la meilleure approche pour prendre une décision rationnelle. En effet, nous avons tendance à nous précipiter à trouver les solutions sans même évaluer les causes et connaître l’étendue du problème. Bien que cela puisse nous faire gagner du temps sur le moment, cette fâcheuse manie est souvent source de soucis plus graves. Primo, elle donne l’impression que nous négligeons notre interlocuteur. Secundo, une conclusion basée sur la moitié d’une équation est rarement la bonne. De ce fait, il faut apprendre à faire preuve de patience.
Cultiver sa créativité
Pour trouver une solution à un problème, il vous faut de l’imagination. Les meilleurs organisateurs ne vont jamais sous-estimer une solution sans même y avoir profondément réfléchi. Il faut prendre en compte toutes les alternatives, même les moins probables. En effet, les idées les plus invraisemblables peuvent parfois être les meilleures. Par conséquent, rester ouvert à toutes les possibilités durant l’événement sera la source de votre réactivité face à toutes les circonstances.
Rester curieux
La curiosité vous fait découvrir des visions différentes de la vôtre. En événementiel, cette qualité est une solution potentielle à des problèmes que vous pourrez rencontrer le jour de la manifestation. Voilà pourquoi, tout bon organisateur doit être curieux. Ainsi, il fera appel à toutes ses connaissances librement acquises pour alimenter sa réactivité en cas d’incident pendant un événement.
Consulter ses équipes
Un bon organisateur doit parfois prendre en considération les opinions des membres de son équipe pour résoudre un problème pendant un événement. En effet, recueillir un large éventail de point de vue vous aidera à trouver rapidement une solution.

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