Une soirée d’entreprise, un séminaire, un salon professionnel et tout autre événement d’entreprise, nécessite une organisation minutieuse pour en garantir la réussite. Vous devrez déterminer votre budget, contacter plusieurs prestataires pour la location de salle, le service traiteur et l’animation, entre autres. Sachez que des prestataires spécialisés dans l’événementiel se proposent de s’occuper de toutes ces tâches à votre place. En appliquant quelques astuces et avec un peu de bon sens, vous pourrez trouver les partenaires qui vous accompagneront dans l’organisation de votre événement d’entreprise.
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Il faut une bonne préparation pour réussir un événement d’entreprise.
L’organisation d’un événement d’entreprise requiert des compétences professionnelles, même si le bon sens peut vous être très utile. Il faut être méthodique et minutieux pour maîtriser les préparatifs.Il est indispensable d’établir un cahier de charges détaillé de l’événement d’entreprise. Il servira de document de référence pour toutes les étapes à suivre dans l’organisation. En fonction du type d’événement prévu et des objectifs visés, vous devez identifier les personnes à contacter pour vous aider à organiser les festivités. Les prestataires doivent travailler en synergie et sous votre supervision pour que l’organisation réponde à l’objectif défini pour l’événement.Vous pourrez être appelé à travailler avec des scénographes, des directeurs de production, des concepteurs-rédacteurs et un régisseur, entre autres. Vous pourrez aussi être amené à travailler la scénographie vous-même, à vous initier aux techniques de son, de lumière et de vidéo. Vous devez aussi prévoir les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir les risques éventuels. Pour que vos invités gardent un bon souvenir de votre événement, il ne faut pas oublier d’engager un animateur professionnel. Pour la restauration, faites appel à un traiteur, que vous prévoyez de leur proposer un cocktail, un buffet ou un repas assis. Il ne faut pas non plus omettre les hôtesses qui se chargeront de l’accueil de vos invités. Ces derniers doivent saisir d’emblée le message que vous voulez diffuser, surtout si ce sont des clients ou des prospects.Vous pouvez aussi organiser le transport de vos invités avec des professionnels aussi bien pour l’aller que pour le retour, à la fin de soirée.Pensez aussi à contacter des professionnels de la décoration et de la location de mobilier pour être sûr de respecter la thématique de votre soirée. Si vous organisez un séminaire, vous devez vous référer au cahier de charges qui détaille le type d’activités, le nombre d’invités et le lieu où se déroulera l’événement. Vous devez prévoir et gérer la logistique comme les hôtels, la restauration et les transports, ainsi qu’un programme d’activités pour tous les participants. Le choix du lieu dépendra de l’objectif et du type d’événement. Si c’est une soirée en petit comité, il est possible de choisir un hôtel ou un loft. Si l’événement est axé sur l’originalité, optez pour un lieu branché. L’événement pourra aussi être organisé dans un endroit hors du commun comme un château, par exemple. Beaucoup proposent des salles pour l’organisation d’un événement d’entreprise.L’organisation varie suivant la thématique et l’objectif de l’événement. Les préparatifs pour une fête de fin d’année différeront de l’organisation du lancement d’un nouveau produit, ou encore d’une fête pour célébrer de bons résultats. Ils seront également différents pour un événement prévu pour motiver le personnel.Si l’événement d’entreprise est organisé pour divertir vos clients et vos collaborateurs, vous pouvez prévoir un repas classique ou un buffet avec des animations spectacles. Pour une soirée réussie, il est essentiel de proposer une formule de restauration en adéquation avec le thème.Pour renforcer la cohésion entre vos collaborateurs et les motiver, vous devez privilégier une soirée team building.
Le jour J, vous devrez être capable de piloter l’événement. Vous ne devez pas vous laisser envahir par le stress pour bien gérer la logistique. Pour ne rien oublier, vous pouvez vous aider d’outils spécifiques. Dans le cas d’un séminaire, vous devez être attentifs aux besoins des participants. Il faut aussi savoir anticiper le désistement de dernière minute de certains invités.Après l’événement, il faudra réaliser un bilan de l’organisation pour vous assurer que l’objectif prévu a été atteint.
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