Organiser un événement est difficile, quel que soit son type, sa durée ou son ampleur. L’organisation nécessite un travail sous-pression, souvent dans l’urgence et de façon très dense. Différents documents sont indispensables pour assurer un événement en toute sérénité. Ils sont établis pour informer, expliquer et accompagner les équipes intervenantes.
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Le rétro planning est indispensable dans l’organisation d’un événement. Il s’agit d’un calendrier listant l’ensemble des actions à réaliser avec leurs deadlines. Crée au début du projet, celui-ci permet aux équipes d’avoir un cadre bien défini. Il permet également d’avoir un maximum de visibilité sur le travail à fournir. Ainsi, un rétro planning doit mentionner le budget, l’animation, la logistique, la réunion de pilotage, la conception/création, etc.La mise en place d’un rétro planning offre de nombreux avantage, notamment pour vérifier la faisabilité de votre projet. Celui-ci permet de vous assurer que les délais sont raisonnables et ainsi décider de la date limite du début du projet. Il permet également d’anticiper les moyens nécessaires à l’élaboration de l’événement : moyens humains, moyens financiers et moyens matériels. Le rétro planning est essentiel pour simplifier le suivi de l’ensemble des tâches accomplies tout en améliorant la gestion de projet en temps réel.
Si le rétro planning permet d’avoir une vision sur les principales actions à réaliser, la to do list, quant à elle, permet de se rappeler toutes les tâches à effectuer au quotidien. Celle-ci est utilisée pour mémoriser et gérer les multitudes d’informations découlant de chaque action. Ainsi, la to do list doit mentionner les nouvelles informations reçues lors d’une réunion, une brillante pensée pendant une pause-café, la question d’un prestataire au téléphone, etc.
Il s’agit d’un document qui reprenne l’ensemble des informations que chaque intervenant doit avoir en tête dans le cadre de son intervention. Ainsi, il doit mentionner le descriptif de l’événement, la représentation de la marque, le nombre d’invités, les horaires, etc. Le brief a pour but de souligner tout ce qui semble être pertinent pour l’organisateur. Les prestataires peuvent ainsi avoir le maximum de visibilité sur la mission à effectuer et sur les attentes du client.Le brief doit être réalisé pour chaque prestataire et envoyer par mail pendant la préparation de l’événement. L’objectif étant d’optimiser le briefing du jour J. Ce document est également une garantie en cas de problème avec un prestataire. Effectivement, il atteste de façon officielle de toutes les informations qui lui ont été transmises dans le cadre de l’événement. En cas d’erreur ou d’un oubli, il permet à l’organisateur d’avoir une protection et si besoin, de négocier avec l’entreprise mise en cause.
Il s’agit d’une liste regroupant l’ensemble des intervenants de près ou de loin sur l’événement avec leur numéro de téléphone. Ce document doit être gardé précieusement avec vous le jour J. Il vous permettra de contacter rapidement les personnes qui jouent un rôle dans l’événement, notamment le client, le coursier, l’hôtesse d’accueil, le chauffeur de bus, etc. Il évite les pertes de temps à chercher les contacts dans les mails et permet de gagner en réactivité et en efficacité.
Il s’agit d’un planning détaillé, minute par minute, de ce qui va se passer pendant l’événement. Depuis le début du montage jusqu’au démontage, il doit mentionner l’arrivée des prestataires, le déjeuner du staff, l’aménagement de l’espace, etc. Le déroulé doit indiquer chaque action à effectuer avec les horaires et l’intervenant qui doit réaliser chaque tâche.L’objectif étant de permettre à l’organisateur de savoir tout ce qui doit être réalisé et à quel moment. De ce fait, tout doit être inscrit sur le déroulé, même les petits détails moins évidents. Effectivement, le jour J, l’organisateur court partout et il est fort probable qu’il oublie certains détails.
Outil de référence d’un événement, il s’agit de la bible de l’organisateur. Le roadbook est un document qui regroupe l’ensemble des informations à connaître et à avoir en tête le jour J. Ainsi, il doit mentionner la présentation de l’événement, l’identité visuelle, les supports de communication, les plans d’implantation, le contact list, le brief, etc. L’organisateur doit avoir ce document en main tout le long de son événement. Ainsi, il peut diriger et piloter en toute sérénité.
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