Véritable casse-tête pour tout organisateur événementiel, même les professionnels, déterminer la superficie idéale pour un événement n’est jamais facile. Les non-initiés diront qu’il suffit de choisir en fonction du nombre d’invités, mais en réalité, ce choix est bien plus compliqué que cela. De plus, un mauvais choix de superficie nuira au confort et à l’ambiance de l’événement.Une salle beaucoup trop grande éloignera vos invités et vous n’obtiendrez pas la chaleur et la convivialité recherchées. Cela plombera logiquement votre ambiance, quand bien même vous avez engagé des animateurs de grand talent. A contrario, une salle trop petite dérangera vos invités qui seront dans l’inconfort pendant tout l’événement. Gênés et tendus, ils ne garderont pas un bon souvenir de votre événement.Vous l’aurez compris, ce choix doit être fait convenablement, car la réussite de votre événement est en jeu. Pour que cette occasion spéciale soit une réussite, voici quelques conseils à suivre afin de vous orienter vers le lieu idéal pour votre événement.
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Si vos convives sont amenés à rester debout lors de votre événement, comme lors des cocktails, les showrooms ou les présentations de produit par exemple, il faut compter en moyenne entre 0,5 m et 1 m par personne. Bien évidemment, il ne faut pas oublier les installations comme les tables lors d’un buffet et les espaces spécialement aménagés pour certaines animations ou certaines décorations.Pour vous donner une idée plus claire, il faudra trouver une salle dont la superficie est située entre 125 m et 250 m pour accueillir 250 personnes.
En revanche, si vos invités peuvent s’asseoir autour des tables, comme lors d’un dîner ou d’un déjeuner classique, il faudra compter entre 1,5 m et 2 m par personne en moyenne. Ainsi, si vous projetez de convier 250 personnes à un repas, il vous faudra donc trouver une salle entre 375 m et 500 m². Pour un événement en plus petit comité, pour 50 invités par exemple, choisissez une salle dont la superficie varie entre 75 m et 100 m².Quelques paramètres doivent tout de même être pris en considération. Si vous avez prévu un service à table, optez pour des tables rondes pour accueillir vos convives. Par expérience, nous pouvons affirmer que les tables rondes sont plus conviviales que des tables arborant d’autres formes. Elles sont également pratiques pour gagner en espace et facilitent les déplacements. Pour un buffet, n’oubliez pas l’espace nécessaire pour la table où vos invités se serviront.
Enfin, pour un événement qui inclut un bal, c’est-à-dire la plupart des événements festifs qu’ils soient amicaux ou même professionnels, vous devez compter en moyenne 0,5 m par personne pour la piste de danse. Sachez-le, il est extrêmement rare que les invités décident tous ensemble d’occuper la piste de danse. Par ailleurs, pour les quelques places assises, il est conseillé de compter en moyenne 1 m par personne.Ces données chiffrées vous sont évidemment précisées à titre indicatif. Vous n’êtes pas sans savoir que chaque événement est unique et plus vous prévoyez des animations ou des décorations originales, plus vous devez être pointilleux au moment de choisir votre salle tout en tenant compte de la superficie requise. En tout cas, n’oubliez jamais qu’en tant qu’organisateur, il y va de votre image. Sans parler de l’image de l’entreprise, de la famille ou de couple marié pour qui vous organisez l’événement.L’interaction entre les invités est tout aussi importante que leur confort. Bon nombre d’organisateurs se contentent de trouver une très grande salle pour éviter que les convives ne se sentent pas compressés et qu’ils ne soient pas gênés en circulant entre les tables. Vous savez désormais que cette solution de facilité nuira à l’expérience de vos invités au même titre qu’une salle trop petite.À vous de jouer désormais ! Partez à la recherche de la salle idoine en vous basant sur ces chiffres. Ne laissez pas ce paramètre qui paraît anodin gâcher vos festivités !
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