Lorsque vous organisez un événement, il est indispensable de repérer le lieu au préalable. Il faut évaluer son potentiel suivant certains points essentiels pour éviter de se tromper.
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En premier lieu, il faut déterminer la date de l’événement. Prévoyez plusieurs dates éventuelles pour garder une certaine flexibilité. Ensuite, listez les lieux potentiels en tenant compte des caractéristiques de l’événement. Vous devez débuter les recherches 3 à 6 mois, voire 1 an avant le jour J, pour vous laisser le temps de trouver le lieu idéal qui correspond à votre cahier des charges.Il faut tenir compte de certains critères avant de choisir le lieu pour optimiser le temps de recherche et limiter les trajets le jour J. Il faut notamment vous renseigner sur l’hébergement des invités et leur condition de transport. Il faut également tenir compte des moyens de locomotion des invités (bus, voiture, transports en commun, etc.). S’ils sont véhiculés, vérifiez s’il y a des parkings disponibles à proximité du lieu de l’événement. Une fois que vous avez trouvé le lieu pour votre festivité, mettez des options pour pouvoir le réserver en vous informant sur les garanties proposées. Si vous avez fixé votre choix, versez une avance pour confirmer. N’hésitez pas à le visiter avec les prestataires ou le wedding planner pour éviter les surprises.
Le choix d’un lieu événementiel dépend de sa modularité, de sa capacité d’accueil et de la scénographie. Il tient aussi compte des contraintes techniques de l’espace si vous souhaitez installer une scène, des stands ou un espace-bar, par exemple. Choisissez un lieu qui peut recevoir le nombre d’invités prévu. Pour cela, comptez 1 m² par personne debout, et 1,5 à 2 m² par personne pour un événement assis. Tâchez de fixer le nombre de personnes à l’avance, car le propriétaire pourrait le refuser s’il y a trop de convives. Tout dépend de la nature du bâtiment. Par ailleurs, prévoyez assez d’espace pour les installations : scène, cuisine… En vous concertant avec vos prestataires, voyez si la hauteur du sous-plafond convient ou non à votre projet. Sachez que, certains endroits n’offrent pas la possibilité de procéder à des installations au sol ou de faire des accrochages. L’idéal est d’ériger une commission de sécurité interne pour valider le plan de votre projet. Côté sécurité, il faut vérifier les sorties de secours, identifier et dégager les accès aux personnes à mobilité réduite. Vous devez disposer des attestations réglementaires si vous utilisez du tissu. En outre, celui-ci doit être ignifugé. Il faut également vérifier si le sol peut supporter un food truck ou une scène. Dans chaque cas, il est impératif que la commission de sécurité vérifie si le lieu est bien aux normes.Pour l’installation de vos espaces, choisissez un emplacement non loin des points électriques pour ne pas gêner la circulation des invités et éviter les longs raccordements. Si vous engagez un traiteur, il faut vous renseigner sur les arrivées d’eau pour le bar, le catering, sans oublier les verres disponibles ou encore l’emplacement prévu pour les déchets. Quant au point de stockage, faites en sorte que la distance avec les lieux dédiés aux prestataires ne soit pas trop longue pour faciliter la circulation et optimiser les déplacements. Identifiez également les points d’entrée et de sortie des prestataires, tels que les ascenseurs, les accès de camion et de voiture pour faciliter la livraison, le montage et le démontage du matériel qu’ils apportent. En ce qui concerne la sonorisation, le niveau de décibels est soumis à des restrictions. Si vous organisez un événement dansant ou musical, évitez de le tenir dans une salle vitrée. Informez-vous à l’avance du volume sonore autorisé pour éviter la pollution auditive. Vous devez déposer une demande au préalable, auprès de la préfecture. Enfin, faire l’état des lieux est très important. Effectuez-le dès votre arrivée sur place, de préférence avec un responsable de l’établissement. Appuyez cet état des lieux avec des vidéos ou des photos qui ne vous compromettront pas en cas de litiges, lors de l’état des lieux de sortie. Pour faire le point sur toutes ces informations techniques, vous pouvez faire appel à un professionnel qui saura vous guider et vous accompagner. Il maîtrise parfaitement la réglementation concernant le montage et le démontage des équipements nécessaires à votre événement.
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