La période de crise n’est pas un prétexte pour faire l’impasse sur les divers projets, notamment les évènements. Que vous ayez prévu un évènement personnel, familial ou d’entreprise, tout est question de gestion de budget. Voici 5 conseils qui vous permettront d’organiser au mieux un évènement avec des moyens financiers limités. Des astuces basées sur le bon sens pour allier petit budget et grand succès !En effet, lorsque les moyens financiers sont limités, réussir l’organisation d’un évènement devient plus un défi qu’une formalité. Toutefois, organiser un évènement important reste une expérience enthousiasmante et gratifiante en cas de succès. Découvrez quelques conseils judicieux pour planifier un évènement professionnel et le réussir sans aggraver outre mesure sa situation financière déjà délicate.
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C’est sans doute le premier paramètre à prendre en considération pour réussir un évènement professionnel avec un budget restreint. Vous n’êtes pas sans savoir que les coûts de certains biens ou prestations ne sont pas les mêmes tout au long l’année. Pour plusieurs raisons, la majorité des organisateurs planifient les évènements en été. Cela fait logiquement grimper tous les prix en période estivale, qu’il s’agisse de location ou d’achat. En revanche, certains évènements se tiennent le plus souvent en hiver comme une réception de fin d’année ou une cérémonie de présentation de vœux de Nouvel An. Choisissez une date d’évènement en basse saison pour bénéficier de la baisse des prix. Les prestataires sont également plus ouverts aux négociations à ces moments de l’année. Bien sûr il serait insensé d’organiser une soirée de fin d’année en été, mais vous pouvez par exemple proposer quelque chose de plus simple en fin d’année et organiser un autre évènement en basse saison pour combler.
L’organisation d’un évènement ne peut pas se faire sans designer du personnel pour les différentes tâches. Qu’il s’agisse du transport du matériel, de la décoration de la salle ou encore l’animation, vous êtes censés engager des prestataires. Cependant payer ces derniers ne vous aidera pas compte tenu du budget alloué. La solution est donc de confier la majorité des missions à vos collègues qu’ils soient salariés ou en stage. Vous devez dans ce cas détecter les talents et le potentiel des membres de votre personnel pour voir les opportunités en interne. N’oubliez pas de récompenser vos volontaires après ou pendant l’évènement avec des petits cadeaux symboliques.
Solution des plus pertinentes, le sponsoring consiste à se faire payer toute ou partie de votre évènement par une ou plusieurs entreprises locales. C’est une pratique très courante lors des salons par exemple. Néanmoins, n’oubliez pas que les sponsors doivent également y trouver leurs comptes. En principe, les entreprises acceptent de contribuer financièrement ou matériellement à votre évènement contre de la publicité. Vous devez donc discuter des supports à exposer ou les animations à réaliser avec les responsables de la société pour booster leur visibilité et promouvoir leur marque lors de votre évènement. Certains offrent également leurs produits à distribuer comme goodies à distribuer lors de l’évènement pour marquer encore plus le coup.
Le numérique est un outil qui déleste de plusieurs charges génératrices de dépenses. Par exemple, envoyer des mails d’invitations avec visuel numérique au lieu d’expédier des cartons d’invitations à des centaines de personnes vous évitera des dépenses superflues. Idem pour vos animations, la numérique offre des possibilités quasiment infinies. Autre exemple, pour animer musicalement une soirée, demandez à un collaborateur qui s’y connaît pour endosser le rôle de DJ animateur au lieu de contacter un groupe ou un orchestre. Un ordinateur, un logiciel et une connexion internet suffisent en général.
Du début à la fin de l’organisation, gardez un œil sur votre budget. Il est vivement recommandé de noter toutes les dépenses et de vérifier à chaque fois si vous avez fait une bonne affaire par rapport au budget prévu pour ladite dépense. Vous pourrez alors vous permettre quelques dépassements sur d’autres engagements de dépenses pour équilibrer. L’idée n’est pas d’avoir un reliquat à l’issue de l’organisation, mais de ne pas dépasser le plafond défini. Certaines prestations, notamment la restauration exige un minimum de qualité. Pensez à booster le budget prévu pour cette activité pour que vos convives gardent une bonne impression de votre évènement !
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