Qu’il s’agisse d’un concert, d’un festival, d’une sortie d’entreprise ou d’un mariage sur le thème champêtre, les événements en plein air ont la côte auprès des participants. D’ailleurs, beaucoup se sentent plus à l’aise au milieu de la nature pour fêter un événement. Pour réussir l’organisation, il est important de suivre certaines étapes précises quelle que soit la raison de la fête.
Recevez gratuitement jusqu'à 5 devis de Organisation de mariage
C’est un critère important, car il doit correspondre au concept de votre événement. L’idéal serait de choisir un endroit en retrait de la ville, dans un coin sympathique. Le but est d’éviter la pollution sonore urbaine due à l’activité sur les marchés, les klaxons et les bruits de voiture. C’est un critère essentiel pour certains événements, surtout ceux qui sont d’ordre professionnel, comme les séminaires et les conférences. En effet, ces bruits peuvent gêner le bon déroulement de l’événement. Mis à part le cadre, il faut également choisir un endroit de qualité. Pour ce faire, l’espace doit garantir le bien-être de tous les participants. Il doit disposer de salles d’eau présentables et propres par exemple.
Organiser un événement en plein air est un bon choix. Toutefois, il faut retenir que les espaces extérieurs changent d’aspect en fonction des saisons. De ce fait, il est préférable de contrôler régulièrement l’endroit après la signature du contrat. Ainsi, vous aurez une idée de l’aspect des lieux en différentes circonstances qu’il fasse beau, qu’il pleuve, quelles que soient les situations naturelles. Il est même conseillé de vérifier l’état du sol pour savoir à quel moment il est sale et humide. Cela vous permet de prévoir d’autres alternatives si le lieu ne convient plus le jour J. Pensez à faire des travaux de jardinage si nécessaire. Il faut également se poser la question si l’espace est verdoyant le jour de l’événement. Les questions à poser pour que tout se passe bien sont nombreuses. L’idéal est d’anticiper les solutions pour éviter les mauvaises surprises.
Si les arbres donnent assez d’ombrage pour placer les tables de service, il faut penser aux mouvements du soleil pour éviter d’exposer la nourriture à ses rayons. En effet, elle risque de se détériorer sous l’effet de la chaleur. Pour éviter ce genre de désagrément, il est plus judicieux d’utiliser des chapiteaux. Ainsi, si le temps change ou si le soleil devient trop fort, la nourriture est toujours bien protégée. L’essentiel est de savoir choisir les dimensions, le design et la couleur de ces structures. La qualité de la nourriture est une condition indispensable à la réussite d’un événement. Pour qu’elle reste fraîche, il est important de prévoir des solutions de réfrigération. Évitez d’inclure des entrées chaudes et de la soupe dans votre menu. Côté service, il ne faut pas trop se presser et attendre le moment opportun. Pour les boissons, faites en sorte qu’elles soient toujours fraîches, quitte à fournir beaucoup de glaçons. C’est valable pour tous les événements en plein air.
Comme votre événement se passe au milieu des fleurs et de la verdure, privilégiez une décoration simple pour les tables. Agrémentez-les de pétales de fleurs ou optez pour des bouquets de fleurs discrets. Si vous souhaitez dérouler un tapis rouge ou blanc, évitez les fioritures. Pour un décor en plein air, il faut éviter à tout prix les accessoires qui s’envolent facilement. En effet, si le vent est capricieux, il pourrait chambouler entièrement la décoration. De ce fait, ne mettez pas de flyers, de roll-up, de panneaux ou autres supports de communication, sauf si l’appui est assez robuste pour les maintenir en place. Qui dit organisation d’événement en plein air, dit anticipation. Il est important de tout prévoir, notamment pour le climat. Gardez toujours un œil sur la météo. Si le temps risque d’être pluvieux, prévoyez de louer une salle pas loin de l’endroit où vous avez prévu d’organiser votre événement ou prenez de nombreux chapiteaux. Les plans B concernent aussi bien les animations et le service traiteur que la décoration entre autres, car les éléments imprévisibles sont innombrables.
Déposez une demande de devis gratuitement et recevez jusqu’à 5 devis des prestataires les plus proches. Vous n’avez plus qu’à choisir le meilleur !
Professionnel de l’évènementiel ou à la recherche d’un prestataire pour votre futur évènement ?
+33 4 91 50 49 18 info@evenementielpourtous.com
