Pour améliorer le climat social en entreprise, rien de tel qu’une activité extraordinaire. Un séminaire salon convention est idéal pour renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs ainsi que le prestige de l’entreprise. Un tel évènement aide également à renforcer l’esprit d’équipe et raffermir les liens entre les salariés. Néanmoins, pour atteindre ces objectifs, il est important de bien organiser l’évènement.
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En premier lieu, il convient de déterminer les détails de votre séminaire compte tenu du budget alloué par l’entreprise. Il vous faudra choisir en premier lieu la date et le lieu de l’évènement. Ces deux paramètres sont souvent interdépendants sachant que les meilleures salles pour un séminaire, un salon ou une convention sont réservés plusieurs mois à l’avance. Il est fort possible que le choix de la date se fasse en fonction de la disponibilité du lieu de votre choix.Ensuite, déterminez le type de séminaire. Cela dépendra de l’objectif premier de votre initiative. Est-ce pour récompenser les employés à la fin d’une campagne ou un exercice ? Est-ce pour accueillir de nouveaux membres et passer un message fédérateur à l’ensemble du personnel ? Serait-ce pour affirmer le prestige et l’image de l’entreprise ? La tenue de l’évènement ainsi que les animations proposées dépendront de l’objectif principal de votre séminaire.Vous devez également définir au préalable le nombre de participants. Y aura-t-il des invités de marque ou des personnalités importantes venant de l’extérieur ? Toutes ces informations sont à prendre en compte pour mieux planifier votre séminaire, salon ou convention.
La réussite d’un évènement réside également dans le choix des différents prestataires. Selon le type de séminaire, les prestataires peuvent varier, mais en général, vous devez faire appel à un traiteur de réception, des préposés à l’animation, un décorateur, un photographe professionnel et éventuellement un transporteur.Tous les organisateurs spécialisés en évènementiel vous le diront, le choix du traiteur et de l’animation sont les bases du succès d’un séminaire, salon ou convention. Visez le meilleur pour votre enseigne en choisissant des professionnels reconnus à ces deux postes. Par ailleurs, faire le bon choix est plus facile à dire qu’à faire, quand bien même votre entreprise est en mesure de débloquer un budget assez conséquent pour l’organisation de votre séminaire. Il vous faudra vous armer de patience et bien vous informer pour sélectionner le prestataire idéal pour chaque aspect de l’évènement.Signez un contrat d’engagement avec chaque prestataire pour matérialiser votre collaboration. Des professionnels dignes de ce nom devraient être en mesure de vous proposer des garanties ainsi que des alternatives en cas d’imprévus.
En tant qu’organisateur, votre mission ne s’achève réellement qu’après le séminaire. Pendant l’évènement, veillez au respect du planning et aux besoins de vos invités. Le timing est important pour ne pas déstabiliser le programme préétabli. Prévoyez toujours une certaine marge de manœuvre à l’avance puisque vous n’aurez pas la mainmise sur tout. Les discours peuvent trainer, l’arrivée des personnalités importantes peuvent être retardées pour x raisons, mais inutile de paniquer à chaque imprévu du même acabit. À vous de donner des consignes à vos prestataires pour ajuster l’organisation au fur et à mesure.Si vous craignez d’oublier des éléments importants, ne laissez rien au hasard et gardez un pense-bête à portée de mains. N’hésitez pas à vous faire assister et déléguer certaines tâches annexes pour vous concentrer sur l’essentiel. Enfin, chaque évènement réalisé doit vous apporter des enseignements pour toujours mieux faire à l’avenir. Quand bien même votre séminaire est couronné de succès, il est recommandé de toujours faire un bilan après l’évènement. Posez-vous les bonnes questions. Les objectifs de votre séminaire, salon ou convention ont-ils été atteints. Le repas a-t-il été à la hauteur de l’évènement ? L’ambiance proposée a-t-elle détendu l’atmosphère et permis à vos convives de partager un moment de convivialité ? Les hôtes et les hôtesses ont-ils été aux petits soins pour vos invités de marque ? La bonne tenue des évènements organisés au nom de l’entreprise a un impact sur la vie professionnelle des participants et l’organisation en général. Les enjeux sont importants, raison pour laquelle vous devez préparer d’une main de maître vos séminaires, salons et conventions d’entreprise.
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