Comment organiser sa soirée d’entreprise ?

Une soirée d’entreprise est un évènement marquant qui permet de booster la motivation des collaborateurs, renforcer la cohésion et passer un message fédérateur. Un tel évènement doit être planifié plusieurs mois à l’avance pour que le succès soit au rendez-vous. Comment organiser une soirée d’entreprise ? Comment recruter des prestataires pour l’occasion ? Nous vous expliquons tout.

Que doit-on planifier à l’avance pour organiser sa soirée d’entreprise ?

Pour la réussite de votre soirée d’entreprise, plusieurs choix déterminants doivent être faits au préalable. Ces choix détermineront l’image et le style de votre soirée.
• La date et le lieu de réception
Avant toute chose, vous devez décider de l’endroit où se déroulera la soirée. Pour cela, il est impératif de visiter plusieurs lieux différents afin de trouver l’endroit idéal. Ce bon choix dépendra de l’envergure de la fête, de la capacité de la salle et du style de la soirée.
Pour une soirée chic et élégante, les innombrables châteaux français peuvent accueillir divers évènements. S’il s’agit d’un évènement en petit comité ou plus intimiste, privatisez un lieu branché en ville ou un loft.
Concernant la date, les soirées d’entreprises peuvent être organisées toute l’année. Choisissez une date éloignée pour avoir assez de temps de préparation surtout si n’êtes pas habitué à une telle mission. De nos jours, les plus beaux lieux de réception sont réservés plusieurs mois à l’avance. Il n’est pas rare que les organisateurs fient la date en fonction de la disponibilité du lieu de leurs choix.
• Le thème et le style de la soirée
Pour qu’une soirée sorte de l’ordinaire, il est préférable de choisir une thématique en fonction du message à faire passer ou de l’état d’esprit à partager. S’il s’agit d’une soirée de présentation de vœux de nouvel an ou une soirée pour marquer la fin d’un exercice, une soirée classique peut faire l’affaire à condition de proposer une animation de qualité.
Les soirées organisées avec un cocktail de bienvenue ou un cocktail dinatoire permettent aux convives d’interagir et d’échanger plus facilement. Une option idéale pour tisser des liens et renforcer la cohésion entre les équipes. Pour un team building plus décontracté, privilégiez les animations originales et organisez la soirée de manière plus décontractée. Une soirée karaoké ou une fête à bord d’un bateau seraient parfaites.

Quels prestataires chercher pour organiser une soirée d’entreprise ?
Rien ne vaut le professionnalisme des prestataires attitrés pour l’organisation d’une soirée d’entreprise.
• Les agences évènementielles
De nos jours, il est possible de faire appel à des agences spécialisées en l’évènementiel pour organiser tout l’évènement de A à Z. Ces prestataires usent de leurs expériences pour vous proposer des idées originales et efficaces selon l’objectif principal et le style de votre soirée.
• Les traiteurs
La restauration joue un rôle important, quel que soit le type de soirée. Faites découvrir de nouvelles saveurs à vos convives en trouvant un traiteur aux spécialités étrangères ou en fonction de votre thème. Un traiteur classique est l’idéal pour un cocktail, un buffet ou un menu servi, mais vous pouvez également solliciter un cooker aux pratiques modernes pour sortir de l’ordinaire. La nouvelle génération de traiteurs propose une restauration décontractée et savoureuse grâce au street-food. Si votre évènement a lieu en extérieur, du show-food à la manière d’un barbecue serait un choix des plus intéressants.
• Les animateurs
Un bon repas et une bonne ambiance, c’est la combinaison gagnante, quel que soit l’évènement festif que vous organisez. Choisissez systématiquement des professionnels de l’animation. Un DJ ou un groupe pour la musique et pourquoi pas un magicien en close-up pour donner un petit coup de baguette magique à votre soirée ? Des danseurs professionnels ou des artistes de cirque peuvent dynamiser davantage votre évènement d’entreprise.
• Les décorateurs
Pour une soirée classique, n’oubliez pas de faire appel à un décorateur fleuriste pour embellir votre salle de réception. Les décorations florales naturelles sont en vogue actuellement. Adaptez la décoration en fonction de votre thème pour une expérience plus immersive.
• Les hôtes et hôtesses
L’accueil que vous réservez à vos convives leur mettra à l’aise dès leur arrivée sur les lieux de votre soirée d’entreprise. Les petites attentions comptent. Faites comprendre à vos invités qu’ils sont des privilégiés lors de votre soirée en engageant des hôtes et des hôtesses aux petits soins.
• Les services supplémentaires
Si le budget imposé par l’entreprise le permet, vous pouvez recourir aux services d’un photographe professionnel afin d’immortaliser les moments forts de la soirée. Pensez également à louer un car ou tout autre moyen de transport permettant de faciliter la venue des invités tout en leur permettant de passer davantage de moments ensemble.

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