La plupart des associations organisent régulièrement des événements, à l’occasion d’une remise de trophée, d’un dîner spectacle, d’une soirée des anciens, d’un vide-grenier dans un quartier, entre autres. L’organisation de ce type d’événement nécessite une bonne préparation et du bon sens. En suivant les 5 conseils ci-après, vous vous assurerez de la réussite de l’événement.
Recevez gratuitement jusqu'à 5 devis de Agence évènementielle
Pour bien piloter le projet, il faut définir l’objectif à l’avance. Il déterminera la liste de tâches nécessaires pour garantir la réussite de l’événement. Pour ce faire, vous devez préciser vos attentes, le lieu de l’événement, et comment vous allez vous organiser.
Vous devez recenser les tâches à réaliser pour atteindre votre objectif. Vous devez ensuite réaliser un chronogramme, en tenant compte de l’ordre de priorité des tâches. Sachez que certaines peuvent être interdépendantes. Après quoi, vous devez définir les moyens matériels et financiers qui seront nécessaires pour leur réalisation.
Il est essentiel de prévoir le budget nécessaire, pour éviter les mauvaises surprises. Si besoin, recherchez des sources de financement potentielles pour organiser l’événement correctement.
Vous devez détailler le déroulement du jour J pour pouvoir anticiper les moyens financiers, techniques et logistiques, ainsi que le personnel nécessaire à la réalisation de l’événement. Vous devez établir une feuille de route qui sera le document de référence pour l’organisation. Mentionnez-y l’heure d’arrivée prévue des participants, le type d’accueil que vous souhaitez leur offrir, les discours, etc. Prévoyez-vous d’engager un animateur professionnel ou des musiciens ? Tous ces détails doivent être précisés pour que le Jour J se déroule sans anicroche. Bien sûr, vous devez informer les personnes concernées de leur intervention durant le jour J, à l’avance. L’identification du lieu où va se dérouler l’événement est une des premières tâches à effectuer. Si des autorisations administratives sont requises, vous devez contacter l’administration responsable. Si vous envisagez de faire appel à un animateur professionnel, ou à un groupe de musiciens pour animer votre journée, il faut réserver leurs services à l’avance. Il va de soi que vous devez aussi prévoir les équipements de sonorisation. Si vous prévoyez de servir un cocktail ou un repas assis, il faut étudier comment la restauration sera organisée. Pensez à réserver le lieu où se tiendra l’événement à l’avance, pour éviter les mauvaises surprises. Toutefois, n’oubliez pas de vous informer sur les conditions d’utilisation des lieux, avant de signer le contrat de location. Par exemple, vous devez vous renseigner sur leur capacité d’accueil et la logistique disponible sur place. Si l’événement est prévu se dérouler en plein air, vous devrez anticiper les aléas du climat. Prévoyez par exemple des chapiteaux pour protéger les invités de l’association, contre le soleil et la pluie. L’organisation de l’événement d’une association doit être un travail d’équipe. Il faut désigner une personne pour coordonner les tâches, et s’assurer de leurs réalisations. Elle devra prendre les décisions pour faire avancer le projet d’événement. Elle utilisera des outils de suivi pour pouvoir vérifier à tout moment que les tâches sont exécutées suivant la feuille de route. Il ne faut négliger aucun détail pour éviter l’échec de l’événement.
Pour atteindre l’objectif de votre soirée ou de votre événement associatif, il est toujours important de le promouvoir. Si vous êtes à l’aise avec les nouvelles technologies, pensez aux réseaux sociaux. Vous pouvez aussi créer un site dédié à l’événement, où le public pourra s’informer sur le programme et son objectif. Le site indiquera le lieu, la date, les conditions de participation, et les avantages à participer à l’événement. Bref, mettez toutes les informations utiles au projet sur la page.Si vous éditez des prospectus ou affiches, il est important de bien étudier le message que vous souhaitez diffuser avec l’équipe qui se chargera de la conception et de la production de ces supports.Après l’événement, remerciez publiquement tous ceux qui ont participé et ont assisté à l’événement associatif. Il ne faut pas oublier de rendre compte aux partenaires, et à faire le bilan de votre événement. Si des factures sont en instance de paiement, il faut bien sûr s’en acquitter.
Déposez une demande de devis gratuitement et recevez jusqu’à 5 devis des prestataires les plus proches. Vous n’avez plus qu’à choisir le meilleur !
Professionnel de l’évènementiel ou à la recherche d’un prestataire pour votre futur évènement ?
+33 4 91 50 49 18 info@evenementielpourtous.com
