Lors d’une conférence, bon nombre de participants sont plus concentrés sur leurs Smartphones que sur la présentation en cours. Il est souvent difficile de capter l’attention des personnes accros à leurs téléphones portables. Elles ne résistent pas aux notifications d’un nouveau message, entre autres. Or, il est dommage de mettre de côté la conférence et de se focaliser sur son téléphone. Heureusement, il existe des solutions pour obtenir un meilleur engagement de leur part. Il est possible de se servir d’un Smartphone pour retenir l’attention des participants.
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Lutter contre la tentation des participants à parcourir leurs messages, leurs e-mails ou différents sites Internet pendant une conférence est parfois peine perdue. Pourquoi ne pas en tirer profit ? En effet, il est possible d’utiliser ces appareils à votre avantage. Cela donne l’opportunité de collecter des données intéressantes aux présentateurs. Il a été constaté que l’engagement des participants est bien meilleur pendant et après la conférence.Il existe diverses solutions pour réaliser des diapositives de conférence, proposer des outils interactifs et des sondages dédiés à ce genre d’événement. Vous avez Glisser, ConnexMe par Eventium, Array par Educational Measures ou Sync par Freeman, par exemple. Lors d’un récent webinaire, Sander Verlaan et Andrew Kantner, les gestionnaires des produits numériques de Freeman, ont exposé de nombreuses stratégies pour tirer profit d’un deuxième écran durant une session. Ils visent « de la distraction à l’action : comment les appareils mobiles peuvent accroître l’engagement », pour augmenter l’engagement des participants
Pour planifier votre conférence, vous pouvez utiliser un outil collaboratif de gestion de réunion. Les participants pourront ainsi établir ensemble l’ordre du jour. Ils pourront aussi y accéder à tout moment et partout, ce qui permet aux participants de mieux se préparer pour la réunion. En intégrant la date de votre conférence à votre agenda corporatif, vous serez sûr de recevoir les notifications de réunion le jour J. Ce qui est très pratique, puisque vous ne risquez pas d’oublier la date ni d’y arriver en retard. Pendant la conférence, utiliser les Smartphones aide à mettre le respect de l’environnement en avant, mais aussi à faire des économies pour des conférences zéro papier. Les participants peuvent consulter l’ordre du jour et les documents y afférents via leurs téléphones portables. Chacun d’eux peut y ajouter des notes concernant le sujet en cours. L’utilisation d’un Smartphone permet non seulement d’obtenir un meilleur engagement des participants lors des conférences, mais aussi d’effectuer un meilleur suivi des conférences. En effet, tous les participants auront accès aux mêmes documents et pourront voir toutes les tâches assignées aux intervenants à la conférence. Cela permet de garder un œil sur l’avancement des projets.
En premier lieu, le concept consiste à poser des questions préalables à l’événement, en mettant en place des forums conviviaux. Cela permet d’apprendre à mieux connaître le public. En amont, cette stratégie aide à optimiser le contenu de la présentation. Les experts conseillent également de partager les diapositives de la session sur l’écran du Smartphone, même si elles apparaissent en grand format sur l’écran principal de la conférence. De cette manière, les participants ont la possibilité de prendre des notes directement sur les diapositives, de les partager à d’autres personnes, mais aussi de les publier sur leurs canaux de médias sociaux si les informations peuvent être partagées avec le grand public.Il est également conseillé de fournir des informations supplémentaires sur l’écran du Smartphone. Enfin, les experts suggèrent d’utiliser des sondages. C’est un moyen efficace pour optimiser la participation de chacun, mais aussi pour disposer d’un feedback sur la présentation. Cependant, il est conseillé de ne pas poser plus de trois questions. En effet, les participants risquent d’y perdre tout intérêt.Si certains pensent qu’avoir son Smartphone sur soi durant une conférence ou une réunion est la première source de distractions, ils n’ont pas entièrement raison. Grâce à divers outils, les participants peuvent s’intéresser à ce qui se passe pendant la conférence en gardant les yeux sur leurs écrans. Alors, faites-en un allié pour obtenir un meilleur engagement de la part des participants.
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