Pour les professionnels de l’événementiel, la logistique joue un rôle important dans la planification de chaque projet. Cela nécessite d’excellentes compétences organisationnelles ainsi que des compétences interpersonnelles éprouvées. Le moindre problème sur la logistique de l’événement peut causer des problèmes pour les organisateurs et pour le déroulement du projet.
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La logistique événementielle rassemble toutes les ressources nécessaires pour réaliser et mener à bien l’événement. Cela dépend du type de ce dernier. Les coûts logistiques requis pour les événements sportifs sont différents de ceux requis pour les spectacles par exemple. Ici, il s’agit principalement de ressources techniques. Les membres de l’équipe de la logistique planifieront soigneusement tous les points dans les moindres détails afin que personne ne manque de rien. Si les parties prenantes choisissent une marque spécifique pour de l’eau minérale par exemple, répondre à cette demande est l’une des responsabilités de la branche de l’équipe.
Afin de gérer au mieux la logistique événementielle, certains éléments du projet doivent être pris en compte. De plus, pour les événements qui satisfont le client, la logistique doit être cohérente avec le concept établi.
Les éléments que vous choisissez pour la logistique événementielle doivent être cohérents avec la culture et les caractéristiques de l’entreprise. Il peut s’agir de différents types d’organisations ou autres, mais il est très important de comprendre qui dirige le projet et qui y participeront. Vous devrez également connaître le nombre d’invités.
Ce point va déterminer le type d’événement pour lequel la logistique sera à votre charge. S’il s’agit d’un séminaire, vous ne pouvez pas planifier la salle entière pour avoir un effet grandiose avec des lumières néon partout. Vérifiez l’ambiance attendue lors de l’événement pour sélectionner les éléments à intégrer. N’oubliez pas de vous renseigner sur la durée de l’événement et son calendrier.
Vous devez avoir les dimensions du site et la liste logistique qui y existe déjà. Ici, vous passerez certainement beaucoup de temps à tout étudier. De plus, avoir une vue réelle de l’espace vous permettra de vous y projeter facilement.
Les dates pour le déroulement de chaque événement sont connues très tôt et il est de votre ressort de les savoir. Après avoir reçu ces informations, vous pouvez commencer à planifier. Réservations de matériel, demandes de service de transport, contact avec les parties prenantes… les travaux peuvent déjà commencer. Maintenant, établissez un calendrier à respecter pour tout le monde.Lorsque vous avez toutes ces informations, vous allez préparer un devis logistique événementiel. Combien cela coutera ? Le prix correspond-il au budget du client ? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez faire des ajustements.
Les événements institutionnels, les festivals, les tournées artistiques, les réunions d’affaires, les événements privés ou autres événements nécessitent tous une logistique événementielle spécifique. L’échelle est bien sûr différente, mais le principe reste le même.
Il est le responsable de l’établissement de la liste des besoins logistiques de l’événement. Selon le concept, ces besoins sont divisés en plusieurs catégories : salle à manger, son, effets de lumière, parking, enseignes, etc. Après avoir défini la liste, découvrez où trouver ces éléments. Certains sont à acheter, certains à louer. Le responsable logistique de l’événement devrait également envisager l’accueil des invités. Configurez des listes, des calendriers et une attribution précis des tâches pour visualiser l’avancement du projet.
L’équipe logistique est responsable de l’installation de tous les équipements. Elle s’assure que le contenu est intact, mais surtout que chaque participant a ce dont il a besoin. Avant de commencer, planifiez toujours un test matériel. Une musique qui ne tourne pas pendant la marche vers l’autel sera une catastrophe pour un mariage. C’est votre travail de vous assurer que tout est prêt.
L’équipe et les responsables vont maintenant tout ranger. Ces lieux doivent être restaurés dans leur état d’origine. Le matériel loué sera restitué à son propriétaire. S’il s’agit d’un événement itinérant, vous devez vérifier que toute la logistique est transférée d’un endroit à un autre.
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