À la fin d’un événement, on est souvent soulagé que tout se soit déroulé sans encombre, mais aussi ravi des retombées positives. Toutefois, il faut savoir qu’il reste des tâches à faire après un événement. Voici la liste des étapes à suivre pour clore votre événement dans les règles de l’art.
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Il est très important de prendre le maximum de photos lors de votre événement. Si vous avez fait appel à des photographes professionnels, et avez prévu un sharing box, vous serez sûr de disposer de photos, pour vous remémorer l’événement.Les photos laissent un souvenir mémorable de l’événement, mais permettent aussi de partager les moments forts avec les collaborateurs, la famille et les amis. Elles sont un moyen efficace de vous faire connaître, et d’augmenter la notoriété de votre marque.
Au-delà de la volonté de faire plaisir aux invités, l’objectif d’un événement est souvent de promouvoir une marque, et d’accroître sa clientèle. C’est aussi un moyen efficace de conquérir de nouveaux marchés ou de nouveaux investisseurs.Une fois que votre événement est achevé, l’une des choses à faire en priorité est l’analyse des données. Suite à l’événement, avez-vous eu plus de visites ? Ou au contraire, en avez-vous eu moins ? Pour ce faire, récoltez le plus d’informations pour évaluer son impact sur votre entreprise. Vérifiez les données de votre site web, le nombre de visites, les commentaires, mais aussi le trafic sur les réseaux sociaux. Comptabilisez également les contacts que vous avez eus. C’est le moment de faire le tri.
Il est essentiel de comparer le budget prévisionnel et les dépenses réelles. Avez-vous fait des économies, ou avez-vous dépensé plus que nécessaire ? Cela vous permet d’anticiper le budget pour vos prochains événements. Si un prestataire vous a semblé cher, alors que la prestation n’était pas convaincante, il est préférable de ne plus faire appel à ses services.Vérifier également le paiement des prestations. Avez-vous payé tout le monde, ou reste-t-il des factures à solder ? Il est vivement conseillé de régler les prestations rapidement, car un oubli peut si vite arriver. De plus, plusieurs entreprises ajoutent des frais de pénalités en cas de retard, ce qui risque de faire grimper inutilement le montant des factures.
C’est une étape cruciale lorsque vous organisez un événement. Le feedback permet de récolter les avis des participants. N’hésitez pas à publier ceux qui sont positifs sur votre site Internet, pour booster la notoriété de la marque. Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour obtenir les retours des participants. Par exemple, envoyez une enquête de satisfaction basée sur un questionnaire court et simple, par e-mail. Si vous utilisez un questionnaire trop long, les personnes n’auront pas forcément l’envie ou le temps d’y répondre. Il existe également les enquêtes de type interview. Si les personnes acceptent, faites des vidéos et publiez-les sur votre site ou sur les réseaux sociaux. Gardez à l’esprit que vous pouvez également avoir des retours négatifs. Ne les prenez pas mal. Ils offrent l’opportunité de vous améliorer. Par exemple, si beaucoup n’ont pas été satisfaits du magicien que vous avez engagé, ne le recontactez plus pour vos prochains événements. Bref, l’avis du public est toujours important, qu’il soit positif ou négatif.
Une fois que la soirée est passée, mettez les annonces sur votre site et sur les pages sociales de votre entreprise à jour.Évitez de laisser une annonce alors que la soirée est terminée depuis plus d’un mois. Pour une communication continue, remplacez-la plutôt par un remerciement, avec les témoignages que vous avez récoltés. C’est une attention que beaucoup apprécieront.
N’oubliez jamais les remerciements. Un événement réussi est le fruit d’un travail d’équipe. Plusieurs personnes ont contribué à son succès, dont les prestataires, vos collaborateurs, sans oublier les invités. Prenez le temps de tous les remercier durant la soirée, et même après.Vous avez plusieurs options pour remercier tous ceux qui ont participé à l’événement. Les cartes de remerciement et les goodies personnalisés, entre autres, sont de très bonnes idées pour marquer l’événement, et pour montrer votre gratitude.
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