L’organisation d’un événement rassemblant du public est régie par plusieurs lois différentes. Pour éviter les mauvaises surprises ou l’annulation de votre autorisation, il est important de les connaître.Pour organiser un événement, culturel, commercial ou sportif, il est indispensable de se conformer aux dispositions légales en vigueur. C’est valable aussi bien pour une exposition, un concert, une foire ou un salon. Compte tenu des consignes à respecter, des déclarations et des questions de responsabilité, il est conseillé de bien se renseigner, et de se préparer sérieusement pour éviter les ennuis. En effet, réunir une masse importante de personnes dans un même lieu et pendant une courte durée peut vite mal tourner, à cause d’une mauvaise préparation. Zoom sur la loi concernant l’organisation d’un événement.
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La majorité des événements est soumise à des déclarations administratives préalables. La loi impose notamment de demander une autorisation municipale ou préfectorale. D’autres déclarations peuvent être nécessaires, notamment auprès de la Sagem pour les droits musicaux. Il y a aussi les déclarations concernant la buvette, ainsi que la gestion de fichiers avec la Cnil.La première étape à effectuer est donc de contacter la mairie. Le maire est la personne responsable de l’ordre, de la sécurité, ainsi que de la salubrité publique. Il faut savoir que cette étape vous donne l’opportunité d’évaluer les éventuels besoins en personnel et matériel, avec la municipalité. C’est aussi l’occasion de déposer une demande de subvention. Attention, si l’événement a lieu dans plusieurs communes, il est indispensable de demander une autorisation dans chacune d’elle. Vous devez donc commencer les démarches le plus tôt possible, pour avoir le temps d’obtenir les autorisations nécessaires. Une autorisation préfectorale est requise dans le cas d’un événement important.Pour la demande d’ouverture d’un établissement qui reçoit du public, il faut adresser votre dossier au service prévention des pompiers. Il est important de noter que la loi vous oblige à demander une autorisation auprès de la mairie, si vous prévoyez un affichage sur la voie publique, pour communiquer sur votre événement. Par ailleurs, la loi précise que la responsabilité civile de l’organisateur est engagée lors d’un événement sportif. Une police d’assurance est alors indispensable pour garantir la sécurité des participants.
Il n’est plus à rappeler qu’en tant qu’organisateur d’événement, vos invités et leur sécurité sont sous votre responsabilité. Vous devez donc respecter toutes les obligations légales concernant le lieu de votre événement.
En termes de sécurité, il est indispensable de respecter la capacité d’accueil du lieu que vous avez choisi pour votre événement. S’en suivent d’autres mesures à prévoir, comme l’autorisation ou non à vendre et à consommer de l’alcool durant votre événement. D’après le Code de la Construction et de l’Habitation ou le CCH, les ERP ou les Établissements Recevant du Public, sont classés en 5 catégories. La première concerne les lieux capables d’accueillir plus de 1 500 personnes, tandis que la cinquième inclut les établissements pouvant accueillir moins de 50 personnes. Ces 5 catégories concernent tous les types de lieux d’accueil de public, y compris les salles de conférences, les chapiteaux et autres structures en plein air.
Si votre événement a lieu en intérieur, la sécurité événementielle de l’endroit doit se référer au Code de la Construction et de l’Habitation, ainsi qu’au Règlement de Sécurité fourni par le propriétaire. En principe, le propriétaire des lieux est tenu de se conformer aux règles mentionnées, pour pouvoir accueillir un événement. Toutefois, il est toujours essentiel de les connaître, pour éviter toute forme de fraude.
Par contre, la réglementation est largement plus souple si votre événement a lieu en extérieur. L’espace est seulement délimité par une enceinte, donc il n’est donc pas considéré comme un ERP. De ce fait, il n’y a pas de contrainte obligatoire imposée. Toutefois, il est fortement recommandé de vous assurer que les normes de sécurité de base soient respectées. Il serait dommage qu’un problème survienne à cause de câbles qui traînent ou qui ne sont pas correctement branchés, entre autres.
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