Les clés d’organisation d’une plénière

En tant que débutant en événementiel, vous pouvez vous retrouver face à de nombreuses incompréhensions. Certes, le domaine de l’événementiel est un monde qui a des codes et un langage qui lui est propre. Pour commencer, comment faire pour réussir une réunion ou une plénière ?

Quelle est la définition d’une plénière ?

De prime abord, il faut revenir sur le terme « plénière ». Il s’agit de la réunion rassemblant différents participants dans un même espace pour transmettre du contenu et prendre la parole. C’est l’aspect technique de l’événement. Ce dernier se déroule dans un auditorium, un amphithéâtre ou une salle de conférence. La plénière prend différentes formes, dont :
- Le colloque qui consiste en une rencontre entre des spécialistes et des professionnels œuvrant dans un secteur donné. Ils étudient une question spécifique et diffusent les résultats de leurs travaux de recherche.
- La conférence est un événement qui s’organise autour d’un thème donné et qui appelle à l’intervention de différents intervenants transmettant des informations aux participants.
- Le congrès est un événement interprofessionnel organisé par différents organismes et rassemblant différents participants. Le congrès réunit des experts sur une thématique commune. Ces experts viennent donner leurs opinions aux participants.
- La convention est une autre forme de plénière qui réunit une entreprise sur un thème commun pour faire passer divers messages clés.
- La cérémonie est un événement qui s’organise pour remettre un prix ou un trophée. Elle se fait en présence d’un maître de cérémonie qui anime l’événement.

Quels profils pour une plénière ?

Au moment de la plénière, l’organisateur travaille sur les échanges à faire avec les professionnels pour parfaire son événement. Quels sont alors les profils nécessaires à une plénière ?
- Directeur de production : il s’occupe de coordonner votre plénière et les équipes qui y interviennent.
- Directeur technique : il s’associe au directeur de production pour créer des événements nécessitant une expertise technique poussée.
- Scénographe : cet expert va conseiller, imaginer et créer des décors typiques de l’événement. Dans ce cas, il faut solliciter ses prestations pour réussir la plénière.
- Régisseur général : ce membre de l’équipe connaît les organisateurs et les espaces. Il a un rôle important dans le montage et le démontage lors de l’événement.
- Régisseur son/lumière : il se place au sein de la régie et se charge de gérer le son et la lumière pendant la plénière en se conformant au brief qui lui est remis en amont.
- Infographiste : il se place au sein de la régie et diffuse différents supports sur les écrans de la plénière. Ce sont le PowerPoint ou autres supports vidéo. Dans certains cas, il intervient en amont pour participer à la création du contenu à diffuser.
- Toppeuse : elle se charge de coordonner les équipes techniques intervenant dans le cadre de la plénière. Ce sont par exemple le régisseur lumière, le régisseur son, le technicien décor… Elle joue le rôle de chef d’orchestre. Elle discute avec les interlocuteurs pour pouvoir suivre le déroulé de l’événement.
- Maître de cérémonie : cette personne anime la plénière.
Vous devez exploiter ces profils en fonction de l’ampleur de votre événement et de vos besoins. Si votre plénière n’a pas de décoration spécifique, vous n’avez pas besoin de scénographe.

Quel jargon caractérise une plénière ?

La plénière a une partie technique que vous devez absolument prendre en compte et qui requiert différents matériels, dont l’écran et l’écran de retour. L’écran sert à projeter du contenu, comme les vidéos et les images. L’écran de retour est utilisé afin de vous permettre de vous exprimer en public.
Les micros, pour leur part, servent à se faire entendre et vous avez différentes sortes de micros dans cette optique. Ce sont les micros filaires, les micros hf et les micros col de cygne. Il y a également le micro-cravate.
N’oubliez pas de vous servir des différentes sortes de câbles dont le câble hdmi et le câble vga.
Pour dessiner la scénographie de votre événement, pensez à utiliser le rough pour faire un dessin en PAO ou au crayon. L’infographie porte sur les images, le graphisme et les documents à projeter.
Le conducteur technique est un document qui décrit précisément le déroulé de votre événement et les actions nécessaires à sa réalisation.
Vous avez également besoin d’intercom pour permettre aux équipes techniques et à celles du terrain de communiquer et de transmettre des informations de manière optimale.
D’autres aspects techniques dont le montage, la captation vidéo et le filage technique sont indispensables à votre plénière.

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