Appelé aussi « réunion de lancement », le kick-off meeting est une rencontre entre les partenaires, que ce soit l’équipe interne, les agences de communication, les concepteurs ou les clients. C’est une étape essentielle qu’il ne faut pas sous-estimer, notamment pour lancer un projet.Le kick-off meeting est un évènement important, dont l’organisation demande de la rigueur. Cette réunion a pour but de parler du lancement d’un projet. Elle a lieu en amont, pour informer tous les acteurs concernés. À l’issue de ce kick-off doivent être définis les objectifs du projet et ses différentes perspectives. Le calendrier est également mentionné. Pour réussir l’organisation d’un tel évènement, il serait préférable de faire appel à un prestataire spécialisé. Il s’occupera de toutes les étapes de l’organisation, du début jusqu’à la fin. Ce dernier aidera ainsi les entreprises à faire du kick-off meeting, un évènement qui marquera l’esprit de chaque participant, principalement les partenaires.
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Le kick-off meeting est un évènement de communication de grande envergure. Son organisation demande une bonne préparation et une meilleure disposition sur différents niveaux, aussi bien sur la logistique que la transmission des messages à chaque invité. L’objectif est de cibler les partenaires qui possèdent un rôle clé à jouer dans ce nouveau projet. En effet, ils constituent les principaux acteurs pour chaque étape du projet. Il faut bien préciser l’objectif du kick-off. Pour cela, il faut formuler dans l’invitation, l’ordre du jour. Puis à chaque étape, il faut également mettre en exergue les plans de communication et de projet.Côté matériel, il faut disposer des supports nécessaires pour mettre en exergue les sujets à discuter. Pour cela, il faut donner à chaque participant les documents nécessaires contenant les informations détaillées, et un diaporama illustrant tous les propos. Ces supports sensibilisent en même temps les partenaires. Par ailleurs, le choix du lieu de l’évènement est également important. L’idéal serait d’opter pour un cadre différent, des lieux de travail comme dans un hôtel prestigieux, ou dans un château au milieu de la campagne. Par conséquent, un cadre agréable favorise une ambiance conviviale. Encore mieux, invitez vos partenaires la veille pour un dîner. Vous aurez l’occasion de faire leur connaissance avant la réunion.
La préparation d’un kick-off meeting dépend de différents paramètres. Quel que soit le type de réunion à préparer, tout repose sur le domaine d’activité et du type de projet. Pour chaque organisation, il est impératif de connaître les règles de base. Ceci pour garantir le succès de l’évènement. Faisant partie de la communication événementielle, le kick-off meeting doit être mis au point de manière pointilleuse et minutieuse. L’organisateur doit se mettre à la place du public. Tous les participants vont découvrir pour la première fois, toutes les informations sur le nouveau projet. Ils ne connaissent pas les détails des objectifs et des perspectives. Pour ce faire, il est important de faire un briefing sur le projet, les spécificités et les enjeux. Pour faciliter cette présentation de l’historique, une projection sur un support adapté est préconisée.Un kick-off est une réunion qui a pour objectif de projeter les partenaires sur le devant de la scène, afin de gagner leur confiance. C’est durant cette rencontre qu’il faut mettre en avant le plan de communication. En effet, cette étape permet à toute l’audience d’être informé du stade d’avancement du projet. C’est également une occasion pour eux de visionner les plans du projet contenant les dates importantes de son avancée, et les repères. Retenez que pour accrocher l’attention de l’audience, il faut être dynamique aussi bien par le gestuel que pour l’élocution verbale. Le tout complété par des supports visuels comme les vidéos ou les diaporamas, à travers les fichiers PowerPoint.Pour éviter qu’un kick-off meeting ne perdure longtemps, devient lassant et ennuyant au risque de décrocher le public, il est important de prévoir des temps de pause. C’est un moment d’échange et de réflexion pour favoriser la cohésion. Au choix, vous pouvez programmer des activités artistiques, physiques ou ludiques. En plus de détendre, ce moment de partage permet à chaque participant de passer d’agréables moments, de se découvrir les uns les autres, ou de finir la réunion dans une ambiance relaxante.
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