Organiser un salon attractif : 6 conseils et astuces

"Si vous avez la lourde charge d’organiser un salon professionnel, mais que vous manquez d’expérience vous êtes actuellement sur la bonne page ! Un salon d’entreprise est un événement aux enjeux importants pour les sociétés. Pour que ce type d’évènement soit couronné de succès, vous devez tout planifier de manière irréprochable. Pour ce faire, découvrez 6 conseils et astuces qui vous permettront de bien organiser un salon attractif et de vous faire un nom dans ce métier. Un salon professionnel est un évènement tenant lieu de rencontre entre les entreprises et les consommateurs. Votre manifestation doit avant tout être un lieu propice aux échanges, aux partages d’expériences, aux négociations et à la vente. Organiser un salon attractif, c’est donner un coup de pouce aux exposants d’une part, et offrir différents produits aux visiteurs d’autre part. Il faut donc se mettre à la place de ces deux acteurs pour être en mesure de proposer un salon qui peut satisfaire tout le monde. Un bon organisateur doit penser à tout, mais la base du succès de cet évènement professionnel repose sur 5 actions essentielles. 1- Opter pour un lieu facile d’accès et taillé pour l’évènement D’un point de vue logistique, les spécificités d’un lieu est déterminantes. Les entreprises participant aux salons ont besoin d’espace pour exposer leurs produits et leurs services. La capacité du lieu doit être en parfaite adéquation avec le nombre de participants et l’affluence attendue. Il ne faut pas oublier de considérer la présence des prestataires, à savoir, les préposés à la restauration, le personnel d’accueil, les hôtesses, les agents de sécurité et les autres occupants en plus des exposants et des visiteurs. D’autre part, le lieu représente un enjeu commercial. Il doit être attrayant et facile d’accès. Évitez les endroits trop excentrés et peu pratiques pour les usagers des transports en commun. Si vous ambitionnez de connaître le succès à l’échelle nationale, voire internationale, choisissez un lieu à proximité d’un aéroport ou d’une gare par exemple. 2- Réalisez votre campagne de communication intelligemment Avant de vous lancer, planifiez votre campagne de communication en minimisant les coûts. Cibler votre audience est un bon moyen d’éviter de gaspiller votre budget. Concentrez vos efforts sur l’audience susceptible de s’intéresser au salon et espérant y faire des affaires. Pour ce type d’évènement, un matraquage tout public n’est pas très recommandé. Contactez les médias spécialisés, puis adoptez une stratégie marketing visant des clients potentiels pour les exposants. Cela rehaussera votre image et démontrera votre professionnalisme auprès de vos cibles. 3- Simplifiez les démarches des visiteurs Pour que votre salon soit attractif, les visiteurs doivent bénéficier d’un accès simplifié. Tout doit être mis en œuvre pour qu’ils ne perdent pas de temps à l’entrée. Parallèlement aux points de vente de billets sur place, offrez-leur la possibilité de les acheter en ligne. Sur place, le système de contrôle doit être simple, mais efficace. Lorsqu’ils consomment à l’intérieur, les visiteurs doivent avoir le choix entre un achat par carte bancaire, en liquide ou depuis leurs Smartphones. Pensez à rendre faciles les accès aux zones de restauration afin de limiter les engorgements aux heures des repas. Pensez à mieux répartir l’espace pour éviter les congestions intempestives, notamment autour des lieux de restauration. Disposez savamment les signalétiques et panneaux d’informations pour qu’ils soient les plus pratiques possible. Tous ces détails sont propices au confort des visiteurs, ce qui leur poussera à rester plus longtemps, à consommer davantage et à être ouvert aux échanges avec les exposants ! 4- Accordez de l’importance à la restauration On ne le dira jamais assez, quel que soit l’évènement que l’on organise, la partie restauration ne doit jamais au grand jamais être délaissée ou reléguée au second plan. Un salon attractif est un salon qui fait la part belle à la restauration, de l’accès aux lieux de restauration à la qualité des repas. Proposez des menus variés pour offrir plusieurs choix aux visiteurs. Pour les exposants, prévoyez un système leur permettant d’emporter leurs repas ou se faire livrer à leurs stands s’ils ne peuvent pas quitter les leurs trop longtemps. 5- Animez votre évènement L’animation est également un point important par les temps qui courent. Il y va de votre image et de la qualité de l’expérience des visiteurs. Les animations basées sur les nouvelles technologies ont le vent en poupe et sont efficaces pour surprendre, divertir et impressionner toutes les parties prenantes. 6- Évaluez et tirez un maximum d’enseignements À l’issue de l’évènement, il est important d’évaluer le succès de votre salon. Détaillez les points positifs et négatifs de votre organisation. Pour ce faire, mettez en place un dispositif de suivi auprès des exposants et des visiteurs. Le plus pratique reste l’enquête de satisfaction à réaliser sur place pour une évaluation à chaud. Une appréciation à froid est également importante. Prenez les contacts des exposants et plusieurs visiteurs pour les rappeler à postériori. "