Pour réussir avec brio un évènement professionnel, son organisation doit suivre un plan bien édité et précis. Cela vous permet d’éviter de manquer un point essentiel à votre manifestation. Pour vous aider dans ce cadre, il est conseillé de miser sur un outil efficace qui est le rétroplanning. Ce dernier pourrait devenir votre meilleur assistant durant l’évènement.
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Le rétroplanning est un outil de planification inversée. Il pilote votre projet suivant un sens inverse, soit à compter de la date de fin vers le début de l’évènement. Comme le planning classique, il regroupe toutes les tâches à réaliser et les classifie de manière logique. Il organise les travaux suivant leur importance et leur urgence. Il s’agit donc d’un calendrier qui planifie toutes les tâches selon leur ordre.
Le rétroplanning est un outil utile et efficace. Il apporte plusieurs avantages bénéfiques à l’organisation de votre évènement professionnel. En premier lieu, il vous assiste pour mener à bien le projet et respecter à la lettre toutes les dates prévues dans le calendrier. Vous pourrez visualiser dans le temps la faisabilité de chaque étape ainsi que la fiabilité de votre plan. Vous aurez ainsi une date butoir sur chaque réalisation. Lorsqu’une étape dépasse le délai accordé, vous pourrez, si nécessaire, aborder la prochaine étape afin d’ajuster le plan à la date butoir. Ce genre d’instrument est nécessaire pour la mise en place de la budgétisation de chaque étape. Il vous aide à évaluer tous les moyens humains et financiers à mobiliser durant l’évènement.
La mise en place d’un rétroplanning suit en général deux phases bien distinctes, dont la préparation du contenu du projet et la construction du rétroplanning. Pendant la première phase, il faut de ce fait dresser la liste de toutes les tâches à réaliser et l’ordre du jour. Après cela, vous devez évaluer la durée de leur réalisation et ainsi les organiser suivant leur importance. La phase de construction consiste à établir le calendrier en partant du jour de la livraison du projet pour aller vers le début de la préparation. Pour mieux gérer les éventuels imprévus, il est conseillé dans ce cas de prévoir quelques marges de manœuvre entre chaque date.
Pour l’organisation d’un évènement professionnel, le rétroplanning comprend en général 9 étapes qui débutent le jour de l’évènement. Sa lecture doit être réalisée à compter du jour J jusqu’à la première étape de l’organisation. La construction commence à la 9e étape, soit à la mise en place de la définition de l’idée de l’évènement. Pour cette étape, vous pourrez réfléchir sur l’objectif et le but de votre projet. Cela vous aide à préciser le nombre de participants et le type d’évènement. S’agit-il d’une conférence, d’un séminaire, d’une soirée dansante ou autre. En 8e étape, il faut déterminer le budget alloué à la réalisation de votre projet. Vous devez donc prendre en compte les frais de location du lieu et le budget pour la logistique ainsi que la communication. Les rémunérations de tous les prestataires engagés pour le jour J doivent également figurer dans la prévision des dépenses. La 7e étape consiste à louer le lieu où se déroulera l’évènement professionnel. Pour le choix de ce dernier, vous pourrez sélectionner l’endroit qui convient à vos attentes et à vos besoins. Il faut aussi prendre en compte le nombre de vos convives ainsi que le type d’animation que vous souhaitez adopter. Pour la 6e étape, vous devez définir la mise en scène de l’évènement ainsi que l’ordre du jour. Cela vous permet de prévoir les moyens humains, matériels et techniques dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. La 4e étape consiste à définir votre plan d’action puisqu’elle vous permet de répartir toutes les tâches. Pour réussir l’organisation de cette étape, il est conseillé de mettre en place un tableau des missions et de cocher chaque case après chaque réalisation. Pour la 3e étape et 2e étape, il faut s’occuper de toutes les démarches administratives et publiques. Cette partie de l’organisation comprend la demande d’autorisation pour les boissons et la musique. Elle concerne également la communication, soit l’envoi des invitations et la rédaction des communiqués de presse. La 1re étape commence au jour de l’évènement. Elle consiste à régler les dernières finalisations et à vérifier si tous les éléments du rétroplanning ont été traités. Pour clôturer votre projet, vous pourrez noter l’envoi des mails de remerciements à toutes les parties prenantes.
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