Lorsque vous organisez un événement, votre objectif est sa réussite, bien sûr, mais aussi de faire plaisir à vos invités et vos clients. Malgré votre bonne volonté, un événement peut échouer, car beaucoup de choses peuvent mal tourner. Certains points peuvent être solutionnés sur le moment, mais d’autres non. Sachez toutefois qu’il est possible d’éviter de nombreux problèmes, si vous connaissez les erreurs les plus courantes dans l’organisation d’événements.
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Dans le secteur de l’événementiel, la gestion des risques est primordiale pour éviter les catastrophes. L’organisateur d’événements se doit d’être très vigilant pour prévenir tous les problèmes éventuels. Il doit aussi savoir anticiper les situations qui peuvent lui sembler impossibles.Les risques pendant un événement sont nombreux. Ils peuvent être techniques : un appareil hors d’usage ou mal maîtrisé, des matériels manquants, etc. Ils peuvent aussi être liés à une mauvaise gestion du temps ou à un mauvais enchaînement. Dans le cas d’une conférence, il arrive parfois qu’un intervenant soit absent, alors qu’aucun remplaçant n’a été prévu pour lui. Un bon organisateur planifie, gère les problèmes de dernière minute, et prépare des plans de secours.
Même un professionnel extrêmement prudent peut commettre des erreurs. Il peut avoir négligé les conséquences d’un risque, qu’il a pourtant anticipé. Les effets négatifs sont nombreux, et dépendent de chaque situation. Par exemple, l’organisateur a pu accepter la participation d’un trop grand nombre de participants, sans avoir pris connaissance de la capacité d’accueil exacte de la salle.
Beaucoup d’organisateurs d’événements pensent que le simple fait de déléguer certaines tâches aux personnes disponibles signifie « travailler en équipe ». Or, ne pas attribuer les bonnes tâches aux personnes appropriées peut entraver le bon déroulement de l’organisation, voire de l’événement lui-même. En outre, vous risquez de perdre beaucoup de temps, en corrigeant les erreurs commises par votre équipe.Il est essentiel pour le gérant événementiel de s’entourer d’une équipe qualifiée, qui connaît les aléas du métier. Pour cela, il doit alors choisir les personnes qui composeront son équipe avec soin : les régisseurs, les agents de sécurité, les restaurateurs, le maître de cérémonie, les scénographes, etc. Si l’organisateur en chef ne peut pas anticiper un risque avec précision, il se doit au moins de disposer d’un personnel compétent, qui pourra l’aider à gérer efficacement les situations difficiles.
Le fait de ne pas prévoir le budget approprié peut entraîner de sérieux problèmes. Cela peut nuire à la réputation d’une entreprise ou agence événementielle. En effet, un professionnel doit être capable de composer avec le budget alloué par son client. Ne pas anticiper les différents risques, entraîne des surcoûts. Même s’ils peuvent être involontaires, le fait de négliger les dépassements de budget éventuels peut avoir un impact sur la relation avec le client. Cela réduit notamment les bénéfices de l’agence ou l’entreprise. Dans le pire des cas, elle peut mettre la clé sous la porte. Certaines entreprises événementielles font aussi l’erreur de trop dépenser pour les premiers éléments liés à l’organisation d’un événement. Elles risquent de manquer rapidement d’argent pour les autres tâches. Pour éviter ce genre de problème, il faut inclure une marge dans le budget prévisionnel. Il est important de prévoir une certaine somme pour les « imprévus » dans votre budget.
Les risques pouvant nuire à la réussite d’un événement sont nombreux. La sécurisation des lieux est donc importante. Il faut par exemple prendre en compte le nombre d’invités que la salle peut accueillir. Il faut également mettre des portiques en place aux entrées, et les faire gérer par des agents spécialisés dans le domaine. La vérification des normes incendie et la disposition des sorties de secours, est également très importante.Les contraintes liées à un lieu déterminent également ce qu’il est possible de prévoir en termes d’animation. En effet, il faut prévenir les blessures qui peuvent toucher le personnel lors de l’installation, ainsi que les spectateurs qui sont présents pour assister à l’événement. Aussi, il est indispensable de respecter les normes et les consignes de sécurité.
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