Un évènement sportif implique dans la plupart des cas plusieurs acteurs. Les parties prenantes sont le public, les athlètes, les autorités et les organisateurs. Sa mise en place n’est pas un jeu d’enfant. Pour son bon déroulement, elle demande une certaine préparation qui doit respecter quelques étapes indispensables pour que l’évènement soit une réussite.
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Sans une bonne préparation en amont, l’organisation d’un évènement sportif pourrait devenir un véritable fiasco. Pour éviter que cela arrive, il est conseillé de commencer toutes les démarches y afférentes plusieurs mois ou au moins quelques semaines avant sa tenue. Pour cela, il faut bien déterminer le type d’évènement sportif à organiser, les cibles, les participants, le lieu, les convives, le budget, etc.En général, certains évènements nécessitent une autorisation administrative ou légale. Pour ce faire, vous devez donc adresser votre demande à l’autorité compétente concernée, comme la mairie, la gendarmerie et les comités sportifs locaux ou régionaux… Cela vous permet d’anticiper en amont les éventuels réajustements de l’organisation pour respecter les dispositions légales qui régissent les évènements sportifs. Ces responsables administratifs pourraient effectivement vous conseiller sur toutes les démarches légales à suivre pour le bon déroulement de votre organisation. Pour ce faire, elles vous orientent vers la SACEM pour l’autorisation de diffusion de musique, la préfecture pour la sécurité et les tuteurs afférents pour l’autorisation des mineurs. Une assurance responsabilité est aussi obligatoire pour ce genre d’évènement.
Si vous avez un budget limité, recourir à un financement est un moyen efficace pour assurer le bon déroulement de votre évènement sportif. Pour la réussite de l’évènement, l’idéal serait de collaborer avec différentes entités que ce soit du domaine public ou privé. La mairie pourrait à titre d’exemple vous emprunter les installations nécessaires ou vous aider sur certaines démarches administratives. Vous pourrez également décrocher un contrat de sponsoring qui pourrait apporter des fonds supplémentaires pour couvrir certaines dépenses. En effet, certaines entreprises sont prêtes à débloquer une certaine somme pour financer les évènements locaux puisque cela constitue un important support publicitaire pour leur image. Elles peuvent aussi offrir ou emprunter des équipements portant leur logo, tel que les équipements sportifs, décoratifs ou installations. Dans certains cas, elles offrent également des produits gratuits aux publics ou aux gagnants des différentes activités organisées lors de l’évènement.
La couverture d’un évènement sportif demande l’implication de plusieurs intervenants. Vous ne pouvez pas assurer vous-même les différentes étapes de l’organisation et les nombreuses tâches relatives à la célébration. C’est pourquoi il est important de constituer une équipe dont chaque membre s’occupe spécialement d’une attribution précise. Vous pourrez ainsi déléguer les travaux que ce soit avant, pendant ou après l’évènement. Engagez dans ce cas les personnes qualifiées en qui vous devez accorder pleinement votre confiance pour la réalisation d’une mission. Assurez-vous simplement que chaque entité connaisse bien son rôle. Vous pourrez aussi les fournir des vêtements spécifiques identifiables pour chaque tâche comme les tee-shirts, les brassards, etc. Pour l’organisation d’un évènement sportif, vous devez également avoir besoin d’une équipe pour le montage et le démontage des installations, l’animation, le nettoyage, la sécurité, l’accueil des convives, l’assistance des sportifs et bien d’autres attributions. Afin d’avoir la pleine assurance, il est nécessaire de faire appel à des professionnels pour la réalisation de certaines tâches. Pour assurer la prise en charge médicale durant l’évènement, il est plus pratique et plus économique de demander l’aide de la Croix rouge locale.
L’évènement sportif ne connaît pas un grand succès si les publics ne sont pas au rendez-vous. Pour attirer donc l’attention de tout le monde, vous devez assurer la communication autour de votre évènement. Utilisez pour cela tous les supports médias disponibles comme la presse, les sites Internet, la télé, les affichages, les radios… Vous pourrez mobiliser plusieurs personnes grâce à ces moyens puisqu’ils vous permettent d’atteindre un maximum de public. Les réseaux sociaux Facebook, Twitter, LinkedIn ou Gmail sont des supports efficaces pour la publicité de votre organisation. Une fois l’évènement terminé, n’oubliez pas de remercier toutes les parties prenantes qui ont participé à votre communication. Il est conseillé de garder leur contact en prévision d’un évènement ultérieur.
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