Votre organisation envisage de mettre en place une manifestation, mais elle ne dispose pas des ressources nécessaires ? Il est alors essentiel pour vous d’engager un organisateur événementiel. Il est important de savoir que choisir un professionnel très réputé sur le marché n’est pas forcément la meilleure alternative. Il faut donc prendre le temps d’étudier les diverses offres qui sont à votre disposition. Vous devez, avant d’entamer les autres étapes, trouver un organisateur événementiel. Une fois que vous l’avez choisi, il pourra concevoir avec vous le projet. Évidemment, avec votre accord, il se chargera de choisir un modérateur, de trouver les prestataires et autres. Ce qui est sûr, c’est qu’avec les innombrables agences et indépendants spécialisés dans le domaine, il faut faire votre choix de manière judicieuse.
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Pour l’organisation d’un salon, un spécialiste en spectacles n’est sûrement pas le prestataire idéal. Afin de faciliter vos recherches, sélectionnez les organisateurs événementiels qui travaillent sur votre type de concept. Généralement, les professionnels qui répondent font tout. Sans vouloir les remettre en question, il est tout de même conseillé de leur demander ce qu’ils ont l’habitude de faire. Dans le cadre d’un événement B2B, engager un spécialiste du B2C ne garantit pas à 100 % la réussite de votre projet. Il faut également voir avec quels types d’entreprises l’organisateur événementiel que vous envisagez d’engager a déjà travaillé. Si votre manifestation concerne la technologie et qu’il connaît déjà des grandes boîtes du secteur, c’est tout bénéfique pour vous. Il est à noter que vous ne recherchez pas un « je sais tout », pensez plutôt à étudier les références et les cas qui pourront faire la différence sur les résultats.
L’objectif est de trouver un organisateur événementiel en mesure de répondre à vos besoins. Il est donc important pour vous de définir ce que vous recherchez. Vous l’engagez pour trouver un lieu, organiser la restauration, les services audiovisuels, le personnel, le transport, embaucher des conférenciers ou l’hébergement ? La précision est de rigueur. Est-ce que les candidats potentiels disposent d’une liste spécifique de fournisseurs et de site avec lesquels ils ont collaboré ? Pour vous aider à conclure des accords, un excellent organisateur a déjà établi des relations.
Il est essentiel de déterminer à l’avance les honoraires de l’organisateur événementiel que vous allez engager pour éviter les mésententes. N’hésitez pas à lui demander si son tarif est fixe, si le coût est par personne, si c’est au pourcentage ou par taux horaire. Est-ce que le personnel additionnel nécessitera des frais supplémentaires ? Si les frais de déplacement sont facturés séparément ou inclus dans la prestation. Devez-vous penser à des coûts de fournisseurs tiers ? Reçoivent-ils des commissions directement ou indirectement de leur part ? En plus des tarifs associés à leurs services, vous devez également savoir quand le paiement doit être effectué et quels modes de paiement ils acceptent.
Cette situation concerne généralement une agence. Bien que la recherche d’un organisateur événementiel soit terminée, il faut éclaircir certains détails. À part l’organisateur, il faut savoir qui prendra également en charge le projet. Est-ce une seule personne ou une équipe entière ? Qui s’occupera de l’événement si le principal responsable a des imprévus ou qui contacterez-vous sur place le jour J ? Si des questions ne sont pas assez claires et qu’elles sont importantes, demandez des réponses précises.
Il est important de déterminer la technologie que l’organisateur événementiel utilisera. Budgets, gestion de projet, billetteries, inscription et autres éléments de planification sont efficaces numérisés. En effet, c’est une façon de garantir la réussite de la production et cela peut apporter une valeur ajoutée à votre projet.
Recourir à un organisateur événementiel, c’est également garantir la sécurité lors de votre événement. En vue des circonstances actuelles, il est nécessaire de s’assurer que le professionnel que vous avez choisi peut appliquer les mesures sanitaires et sécuritaires. Il doit donc disposer d’une assurance responsabilité civile et garantir que l’ensemble des fournisseurs soit suffisamment assuré. Un plan de sécurité est indispensable pour votre événement. Les conditions en cas de report, de modification radicale ou d’annulation de votre événement sont aussi à savoir. À combien vous serez facturé ? S’occupe-t-il des arrangements avec les lieux, les prestataires et autres ?Renseignez-vous sur la démarche à suivre, si en cas de force majeure, votre événement ne peut pas avoir lieu. Il est évident que ce n’est pas ce que l’on souhaite en événementiel, mais il préférable d’anticiper. Et ne manquez pas de demander si l’organisateur obtiendra une assurance annulation d’événement en votre nom.
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