En organisant un événement professionnel, vous devez retenir de nombreuses choses depuis l’aménagement de l’espace à la scénographie, en passant par le déroulé. Il faut également se concentrer sur les missions des intervenants. Chaque personne doit comprendre son rôle pour éviter les pertes de temps. Suite à cela, vous vous retrouvez submergé d’informations. Ainsi, comment faire pour toutes les retenir et éviter d’oublier les faits primordiaux ? En effet, vous avez besoin de mémoriser les moindres détails pour un événement parfaitement réussi. De ce fait, il vous faut différents outils pour une organisation optimale.Notez bien que l’organisation de cette journée peut vous mettre sous pression surtout si l’urgence est grande. Ainsi, même en ayant une mémoire excellente, vous n’êtes pas forcément opérationnel le jour J et vous pouvez même vous sentir saturé.
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Le rétro planning est définissable comme un calendrier listant les actions qui doivent être réalisées et le deadline qui va avec. Il se crée dès que le projet commence et permet aux équipes de travailler dans un cadre défini tout en ayant plus de visibilité. Cela concerne ainsi le budget, la réunion de pilotage, la logistique, les animations ou encore le montage et le démontage. Le rétro planning permet à chaque membre de votre équipe de comprendre son rôle et les tâches à traiter. Ainsi, elle peut agencer son emploi du temps en fonction du travail qui l’attend.
Le rétro planning vous permet de vous souvenir des diverses actions que vous devez entreprendre. En exécutant certaines tâches, vous avez d’autres petites tâches qui en découlent et que vous devez gérer parfaitement. Cela consiste, par exemple, à gérer un prestataire au téléphone tout en travaillant sur les renseignements qu’il transmet. Si des informations vous viennent soudainement en tête, vous pouvez les noter dans le To Do List ou Pense-bête.
Le brief reprend l’ensemble des informations que les prestataires ont en tête pour une intervention. Cela consiste à décrire l’événement, à annoncer le nombre d’invités ou encore à évoquer les horaires, la tenue à porter, le matériel à prévoir… Ainsi, les détails pertinents pour l’organisateur doivent se trouver dans cette liste. Ce qui lui permet de bénéficier d’un maximum de visibilité sur la mission qu’il doit effectuer et sur les attentes de son client.Chaque prestataire a droit à un brief et ce dernier est transmis par mail au tout début de l’événement. Cela constitue une garantie en cas de problème avec un des participants.Le document atteste de toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’événement.
Il s’agit là d’une liste de toutes les personnes qui doivent intervenir pendant l’événement. Leur numéro de téléphone doit se placer à côté de leur nom. Il faut garder ce document sur soi le jour de l’événement pour contacter rapidement le coursier, le chauffeur de bus ou même le client en cas d’urgence.
Le déroulé est un planning qui détaille la journée à la minute. Il tient compte de l’événement depuis le montage au démontage. Dans ce document, chaque action est notée avec la personne, la société et l’horaire qui correspond.N’hésitez pas à inscrire tous les détails sur ce déroulé. Les petites idées qui vous viennent en tête pour rendre l’événement parfait doivent s’y trouver. À titre d’exemple, vous avez certainement besoin de vérifier les repas avant que le cocktail ne commence. Ainsi, pensez à noter cette petite vérification pour ne pas être pris au dépourvu.
Le roadbook est vraiment connu comme étant la bible d’un organisateur d’événement. Ce sont toutes les informations que vous devez avoir en tête le jour J. Elles se regroupent et se recoupent dans un seul document. Ainsi, ce dernier contient différents supports de communication, une identité visuelle, des plans d’implantation ou encore une scénographie de l’espace et les slides sur votre plénière. Les briefs des prestataires doivent également s’y trouver. Vous devez avoir votre roadbook en main pendant l’événement afin de piloter chaque phase en restant serein.
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