Comment organiser un concert ?

Pour organiser un concert, il faut disposer d’un certain budget et du temps. Ce genre d’événement se prépare plusieurs mois à l’avance, pour éviter d’omettre des détails importants. Il est recommandé de travailler en équipe, compte tenu de la multitude des tâches à remplir.
La première étape de l’organisation d’un concert est l’identification et la planification des tâches à réaliser. Cela comprend l’accueil des groupes, la gestion logistique, la communication, l’édition des affiches et des prospectus, les décorations de la salle, la production des billets, la sécurité durant l’événement. Toutes ces tâches doivent être réparties équitablement aux membres de votre équipe.
Vous devez ensuite choisir le cadre ou le site où vous allez organiser l’événement. Vous devez aussi décider des artistes qui se produiront durant le concert. Après cela, il faut aussi détailler les besoins en son et lumière, ainsi qu’en équipements, en tenant compte des impératifs de chaque artiste. Anticipez la gestion de la sécurité autour et pendant le concert. Il faut évaluer la durée et le déroulement de la représentation.

Quelles démarches suivre ?

Notez toutes les tâches à entreprendre pour pouvoir estimer le budget, aussi précisément que possible. Ensuite, il faut être réaliste dans la prévision des recettes, et prévoir l’éventualité où vous ne parvenez pas à remplir la salle. En général, le public présent correspond à la moitié de la salle. Cela vous permettra d’évaluer la somme que vous pouvez réellement investir dans l’événement.
Vous devez réaliser certaines démarches administratives, pour obtenir les autorisations nécessaires, pour tenir un concert, et utiliser le lieu choisi à cet effet. Vous pouvez négocier une salle communale, en présentant des arguments percutants à la municipalité. Vous pouvez par exemple leur demander d’être un partenaire de votre événement.
Si vous envisagez de demander des subventions pour réaliser l’événement, sachez que les dons arrivent toujours très tard. L’alternative est de demander des sponsorings auprès des entreprises. Toutefois, il faut bien choisir les sponsors qui seront associés à votre événement, pour éviter la mauvaise publicité.
Si vous envisagez de proposer de la nourriture et les boissons durant l’événement, sachez qu’il vous faudra les autorisations pour cela. Vous devez demander une licence 2, pour vendre des boissons non fermentées durant le concert. En ce qui concerne la restauration, prévoyez le stock nécessaire en fonction du nombre de personnes attendues.
Pour la billetterie, vous pourrez envisager 2 formes de vente. Il est possible de procéder à une prévente. Les spectateurs vont acheter les billets à l’avance, notamment pour profiter d’une réduction sur leurs places de concert. La vente sur place le jour du concert est aussi possible, mais les billets seront plus chers. Si vous rémunérez les groupes de musiciens, vous devez contacter le SACEM pour que votre événement soit organisé dans le respect des droits d’auteur. Selon les conditions de l’organisation et des contrats des artistes, vous devez prévoir le paiement de redevances au SACEM.
Pour la gestion du son et des lumières, il est recommandé d’engager un professionnel. Pour la logistique, vous devez évaluer le type de scène qu’il vous faut et où le trouver.

Le Jour J

Le jour J, votre équipe et vous devrez rester à l’écoute, au fur et à mesure que les groupes arrivent et que la salle se remplit. Pour éviter tout dérapage, ne chargez pas trop les personnes qui sont dans la zone de forte affluence. Vous devrez vérifier que le son est bien réglé, que tout le monde est à sa place. Vous devez résoudre immédiatement les défaillances techniques, dans le cas où vous en rencontrez durant le concert.
Il faut rester courtois durant le concert, malgré la fatigue et le stress. Si le public n’a pas envie de partir tout de suite après le concert, vous devez gérer cette situation avec amabilité, et le remercier de sa présence.

Et après ?

Après le concert, vous devez procéder au nettoyage du site. Il faut réaliser le bilan de votre événement. Si vous avez reçu des subventions, il faut payer les partenaires qui ont été associés à l’organisation. Il faut rendre compte auprès des structures qui ont contribué à la réussite de votre projet (sponsors et administration), et les remercier. Enfin, faites votre déclaration auprès de la SACEM.

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